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IA & TechnologiesRecherche, documents & veille

IA & analyse documentaire

Extraire, synthétiser, comparer et interroger des contrats, appels d'offres ou rapports avec l'IA, en vérifiant chaque affirmation dans le texte.

Pour qui

Salariés et équipes qui lisent, analysent ou comparent des documents longs : commerciaux et chargés d'appels d'offres, acheteurs, chefs de projet, chargés d'études, qualité, conformité, assistants de direction, managers.

Durée

7 h

Format

Présentiel · Distanciel · Hybride

Niveau

Intermédiaire

Résultat visé

Votre brief sourcé, produit sur un corpus complet

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À propos de cette formation

Une journée pour analyser des documents longs avec l'IA — contrats, appels d'offres, études, rapports, procédures, règlements, dossiers — sans perdre le lien avec le texte. Chaque extraction, synthèse ou comparaison produite est référencée et vérifiée avant d'être utilisée.

Un dossier de consultation de quatre-vingts pages à qualifier avant vendredi, trois propositions de fournisseurs à comparer, un rapport à résumer pour un comité : l'IA lit vite, mais elle peut aussi omettre une clause, confondre deux versions ou citer une page qui n'existe pas. Sans méthode, le temps gagné à la lecture se perd à corriger — ou l'erreur passe.

La formation enseigne une méthode transférable à tout outil autorisé : préparer le document, poser la question d'analyse, extraire dans une grille, synthétiser pour un lecteur précis, comparer des versions, puis revenir au texte pour contrôler. Elle se termine par l'analyse d'un corpus complet et la rédaction d'un brief sourcé. Elle ne constitue pas un conseil juridique : l'analyse d'un contrat par IA ne remplace pas la relecture d'un juriste, et les participants apprennent précisément à repérer ce qui doit lui être soumis.

Le problème traité

Les équipes passent des heures à lire, extraire et comparer des documents longs, ou confient cette lecture à l'IA sans contrôle. Une clause oubliée, un chiffre mal repris ou une référence inventée peuvent alors se retrouver dans une décision.

Trois bénéfices clés

01

Des extractions et des synthèses livrées avec leurs références (document, page, article), contrôlables par n'importe quel relecteur.

02

Une première lecture des dossiers longs plus rapide, pour consacrer davantage de temps à l'analyse et à la décision.

03

Des réflexes de vérification et une frontière claire entre ce que l'IA prépare et ce qu'un juriste ou un expert doit valider.

Quand cette formation est pertinente

  • Une équipe commerciale ou achats reçoit des appels d'offres, des propositions ou des contrats qu'elle doit qualifier rapidement.

  • Un service doit résumer ou comparer des études, des rapports, des procédures ou des règlements pour sa direction.

  • Des salariés utilisent déjà l'IA pour lire des documents, et l'entreprise veut encadrer la vérification et la confidentialité.

Les problématiques auxquelles elle répond

  • « Je n'ai pas le temps de lire les quatre-vingts pages du dossier avant de décider si l'on répond. »

  • « L'IA m'a résumé le contrat, mais comment savoir si elle n'a rien oublié ? »

  • « Elle m'a cité un article qui n'existe pas dans le document. »

  • « Comparer trois offres de fournisseurs ligne à ligne me prend une journée. »

  • « Est-ce que j'ai le droit de mettre ce contrat dans ChatGPT ? »

Prérequis

Utiliser au moins occasionnellement un outil d'IA générative. Disposer d'un outil autorisé par l'entreprise qui accepte le dépôt de fichiers (ou d'un compte gratuit, avec les seuls documents fictifs fournis). Apporter si possible un document ou un petit dossier type de son activité, anonymisé et validé pour cet usage.

Programme détaillé

01

Module 1 — Préparer le document et la question d'analyse

1 h

  • Formats : PDF texte, PDF scanné, tableaux, annexes — ce que l'outil lit, lit mal ou ne lit pas

  • Documents longs : limites de lecture de l'outil, découpage par parties, analyse section par section

  • Poser la question d'analyse avant d'ouvrir le document : pour qui, pour décider quoi

  • Confidentialité : clauses de confidentialité, données personnelles, outil autorisé, anonymisation

Méthodes
Démonstration en direct sur un document mal lu par l'outil, puis exercice individuel.
Outils
Outil d'IA autorisé acceptant les fichiers ; lecteur PDF ; documents fictifs fournis.
Activité
Exercice 1 — vérifier ce que l'outil a réellement lu d'un rapport de quarante pages.
Résultat attendu
Le participant sait contrôler qu'un document a été lu en entier et formuler une question d'analyse précise.
02

Module 2 — Extraire et classer

1 h 30

  • La grille d'extraction : champs définis à l'avance, format tableau, référence obligatoire

  • « Non trouvé » plutôt qu'une case remplie au hasard : l'imposer dans la demande

  • Chiffres, montants et dates extraits : chacun recontrôlé dans le texte

  • Classer des documents ou des clauses selon une typologie fournie, avec justification

  • Contrôle par échantillon : revérifier un élément sur trois et tous les éléments incertains

Méthodes
Apport court, ateliers en binôme, correction collective des grilles.
Outils
Outil d'IA autorisé ; tableur ; modèle de grille d'extraction fourni.
Activité
Exercices 2 et 3 — grille d'extraction d'un dossier d'appel d'offres, puis classement d'un dossier en vrac.
Résultat attendu
Une grille d'extraction réutilisable, testée sur un dossier d'appel d'offres complet.
03

Module 3 — Synthétiser et interroger un document

1 h 15

  • La synthèse orientée lecteur : direction, opérationnel, juriste, client

  • Résumer n'est pas interpréter : séparer ce que dit le texte de ce qu'en tire l'outil

  • Questions-réponses sur un document : questions fermées, citation exigée, « le document ne le dit pas » accepté

  • Recherche dans un corpus de plusieurs documents : outils de carnet de sources avec citations

Méthodes
Démonstration, puis exercice en binôme : l'un interroge l'outil, l'autre vérifie dans le texte.
Outils
Outil d'IA autorisé ; NotebookLM ou équivalent pour le corpus ; lecteur PDF.
Activité
Exercice 4 — un même rapport synthétisé pour deux lecteurs, puis interrogé par questions-réponses.
Résultat attendu
Deux synthèses d'un même document, adaptées à leur lecteur, dont chaque affirmation renvoie au texte.
04

Module 4 — Comparer des versions et des offres

1 h 15

  • Comparer deux versions d'un contrat ou d'une procédure : ajouts, suppressions, reformulations

  • Les petits mots qui changent tout : « peut » devenu « doit », un délai, un plafond, une exclusion

  • Comparer plusieurs offres ou rapports sur une grille commune

  • Repérer les contradictions entre deux documents, par exemple un règlement et une procédure

  • Doubler l'IA d'un contrôle outillé : la fonction de comparaison du traitement de texte

Méthodes
Cas pratique en binôme, confrontation du résultat de l'IA et de la comparaison automatique du traitement de texte.
Outils
Outil d'IA autorisé ; fonction « Comparer » de Word ou équivalent ; tableur.
Activité
Exercice 5 — ce qui a changé entre deux versions de conditions générales d'achat.
Résultat attendu
Un tableau des écarts où chaque différence est contrôlée dans les deux versions.
05

Module 5 — Vérifier, sourcer et savoir passer la main

45 min

  • Retour au texte : chaque citation relue à la page ou à l'article indiqué

  • Les erreurs typiques : référence inventée, clause omise, chiffre mal repris, versions mélangées

  • Niveau de confiance : vérifié, probable, à vérifier — le signaler dans le livrable

  • Ce qui relève d'un juriste ou d'un expert : l'analyse d'un contrat par IA ne remplace pas sa relecture

Méthodes
Analyse critique d'une note produite par IA contenant des erreurs volontaires.
Outils
Grille de vérification fournie ; documents sources ; lecteur PDF.
Activité
Exercice 6 — auditer une note d'analyse de contrat produite par IA.
Résultat attendu
Le participant repère les erreurs d'une analyse et sait indiquer ce qui doit être soumis à un juriste.
06

Module 6 — Cas final : du corpus au brief sourcé

1 h 15

  • Définir la question du brief et son destinataire

  • Enchaîner extraction, synthèse et comparaison sur plusieurs documents

  • Référencer chaque affirmation et signaler ce que le corpus ne couvre pas

  • Relecture croisée entre participants avant restitution

Méthodes
Production accompagnée en binôme, relecture croisée et feedback du formateur.
Outils
Outil d'IA autorisé ; corpus fourni ou corpus anonymisé du participant ; gabarit de brief sourcé.
Activité
Cas final — analyser un dossier de consultation et produire un brief sourcé pour décider d'y répondre.
Résultat attendu
Un brief de deux pages, sourcé et relu, prêt à être présenté à un décideur.

Vous ne savez pas si cette formation correspond à votre niveau ? Le diagnostic le dit en trois minutes.

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Objectifs pédagogiques

  • 01

    Préparer un document ou un dossier pour l'analyse : format, découpage, confidentialité, question d'analyse

  • 02

    Extraire des informations précises dans une grille, avec la référence de chaque élément

  • 03

    Classer des documents ou des clauses selon une typologie définie

  • 04

    Produire une synthèse orientée vers un lecteur et une décision

  • 05

    Comparer deux versions d'un document, ou plusieurs offres, sur une grille commune

  • 06

    Interroger un document par questions-réponses en exigeant des citations

  • 07

    Vérifier chaque affirmation dans le texte source et identifier les points à soumettre à un juriste ou à un expert

Compétences acquises

À l'issue de la formation, vous serez capable de…

  • Construire une grille d'extraction qui distingue « trouvé », « non trouvé » et « à vérifier »

  • Dresser la liste des dates, montants, obligations et pièces exigées d'un appel d'offres, référence à l'appui

  • Repérer ce qui a changé entre deux versions d'un contrat ou d'une procédure

  • Contrôler une citation en revenant à la page ou à l'article indiqué

  • Distinguer ce que dit un document de ce que l'IA en déduit

  • Rédiger un brief sourcé de deux pages à partir de plusieurs documents

Exercices & cas pratiques

6 exercices tirés de situations professionnelles réelles, puis un cas final. Chaque production est commentée par le formateur.

01Ce que l'outil a vraiment lu20 min
Contexte
Un rapport d'activité fictif de quarante pages, avec un tableau inséré en image, deux annexes et une page scannée.
Consigne
Charger le document, demander son plan détaillé puis trois informations situées au début, au milieu et à la fin, dont une dans le tableau en image. Comparer chaque réponse avec le document réel.
Production attendue
Un relevé des parties lues, mal lues ou ignorées, et la méthode retenue pour ce document : découpage, conversion ou saisie manuelle.
Critère de réussite
Pour chaque partie du document, le participant indique, preuve à l'appui, si l'outil l'a lue correctement, et propose un contournement pour toute partie mal lue.
02Grille d'extraction d'un appel d'offres45 min
Contexte
Un dossier de consultation fictif pour la maintenance informatique d'une collectivité : règlement de la consultation, cahier des charges et projet de contrat, soixante pages au total.
Consigne
Construire la grille d'extraction (date limite, critères de jugement et leur pondération, pièces à fournir, durée, pénalités, visite préalable, variantes), la faire remplir par l'IA avec la référence de chaque élément et « non trouvé » si l'information est absente, puis contrôler un élément sur trois dans le texte.
Production attendue
La grille remplie et référencée, avec sa colonne de contrôle.
Critère de réussite
Chaque case porte une référence ou la mention « non trouvé », et aucune erreur ne subsiste parmi les éléments contrôlés.
03Classer un dossier en vrac25 min
Contexte
Vingt-cinq documents d'un dossier de projet récupérés d'une messagerie, aux noms de fichiers peu parlants : comptes rendus, devis, avenants, courriels, rapports d'étape, factures.
Consigne
Définir une typologie de six catégories exclusives, faire classer chaque document par l'IA avec sa date et une justification d'une ligne, puis vérifier tous les classements marqués incertains et cinq autres tirés au hasard.
Production attendue
Le tableau de classement : document, catégorie, date, justification, statut de vérification.
Critère de réussite
Les catégories ne se recouvrent pas, et chaque document vérifié est correctement classé ou corrigé.
04Un rapport, deux lecteurs30 min
Contexte
Un rapport d'audit interne fictif de trente pages sur la gestion des achats d'une entreprise de services.
Consigne
Produire deux synthèses — une demi-page pour la direction générale, une page pour le responsable des achats — puis poser cinq questions fermées au rapport en exigeant la citation, et vérifier chaque réponse dans le texte.
Production attendue
Les deux synthèses annotées de leurs références et les cinq questions-réponses vérifiées.
Critère de réussite
Chaque affirmation des synthèses renvoie à une page du rapport, et aucune interprétation n'est présentée comme un constat du rapport.
05Ce qui a changé entre deux versions40 min
Contexte
Deux versions fictives des conditions générales d'achat d'un client, la seconde envoyée « pour simple mise à jour ». Elles diffèrent en huit endroits, dont trois discrets : un délai de paiement, un plafond de responsabilité, un « peut » devenu « doit ».
Consigne
Faire établir par l'IA le tableau des écarts, le confronter à la comparaison automatique du traitement de texte, puis qualifier chaque écart : sans effet, à signaler, à soumettre au juriste.
Production attendue
Le tableau des écarts qualifiés, avec l'article concerné et la formulation avant et après.
Critère de réussite
Les huit modifications sont retrouvées, dont les trois discrètes, et chaque écart engageant est orienté vers le juriste.
06Auditer une note d'analyse produite par IA30 min
Contexte
Une note d'une page produite par IA sur un contrat de prestation fictif. Elle contient six erreurs : un article inexistant, une clause de résiliation omise, un montant mal repris, une durée erronée, une obligation inventée, une interprétation présentée comme certaine.
Consigne
Vérifier chaque affirmation dans le contrat, corriger la note, attribuer un niveau de confiance à chaque point et lister les questions à poser au juriste.
Production attendue
La note corrigée et annotée (vérifié, corrigé, à soumettre au juriste), et la liste des questions au juriste.
Critère de réussite
Au moins cinq des six erreurs sont détectées et corrigées avec la référence du contrat, et la note finale ne tranche aucune question juridique.
FINALDu corpus au brief sourcé1 h 15
Contexte
Un corpus fictif de six documents : le dossier de consultation d'un client potentiel, son rapport annuel, deux comptes rendus de rendez-vous, une note interne sur les capacités de l'équipe, la réponse perdue à une consultation précédente. Les participants qui le peuvent travaillent sur un dossier anonymisé de leur activité.
Consigne
Produire pour la direction un brief de deux pages : exigences clés, points de vigilance, adéquation avec les capacités internes, questions ouvertes, points à soumettre à un juriste — chaque affirmation référencée. Relecture croisée par un autre participant, puis restitution en cinq minutes.
Production attendue
Le brief sourcé de deux pages, la grille d'extraction qui l'alimente et la fiche de relecture.
Critère de réussite
Chaque affirmation du brief renvoie à un document et à une page, le relecteur n'y trouve aucune erreur non signalée, et les points juridiques sont orientés vers un juriste au lieu d'être tranchés.

Méthodes pédagogiques

Démonstrations en direct sur de vrais formats de documents : PDF long, scan, tableaux, annexes

Plus de la moitié du temps en pratique, en binôme : l'un interroge l'outil, l'autre vérifie dans le texte

Analyse critique de notes erronées produites par IA, pour apprendre à détecter les erreurs

Production accompagnée d'un brief sourcé, relu par un pair et commenté par le formateur

Chaque exercice se fait avec l'outil autorisé dans l'entreprise ; à défaut, avec les versions gratuites de ChatGPT, Claude ou Copilot et des cas fictifs fournis par le formateur.

Vous repartez avec

  • Votre brief sourcé, produit sur un corpus complet

  • La grille d'extraction réutilisable, avec les mentions « trouvé », « non trouvé », « à vérifier »

  • Le modèle de tableau de comparaison de versions et d'offres

  • La grille de vérification : retour au texte, chiffres, niveau de confiance, points à soumettre au juriste

  • Une bibliothèque de demandes d'analyse testées : extraction, classement, synthèse, comparaison, questions-réponses

Outils utilisés

  • ChatGPT, Claude, Copilot ou Gemini avec dépôt de fichiers — selon l'outil autorisé dans l'entreprise

  • NotebookLM ou un outil équivalent pour interroger un corpus de plusieurs documents avec citations

  • Un lecteur PDF avec recherche plein texte, pour revenir au texte

  • La fonction de comparaison de versions du traitement de texte, en contrôle de l'IA

  • Un tableur pour les grilles d'extraction et de comparaison

Confidentialité & bonnes pratiques

  • Ne jamais transférer de données confidentielles dans un outil que l'entreprise n'a pas autorisé.

  • Anonymiser les données personnelles et sensibles avant tout usage — noms, coordonnées, montants, identifiants.

  • Respecter la politique interne d'usage de l'IA et les règles de son service.

  • Vérifier chaque production avant de la diffuser : une réponse fluide n'est pas une réponse juste.

  • Garder une validation humaine sur toute décision, tout envoi et tout document engageant.

  • Contrats, offres et dossiers de consultation sont souvent couverts par des clauses de confidentialité : s'assurer que l'on peut les soumettre à l'outil avant de les charger.

  • L'analyse d'un contrat ou d'un règlement par IA ne remplace pas la relecture d'un juriste : tout point engageant lui est soumis.

Évaluation & attestation

Avant la formation
Auto-positionnement : types de documents traités, volume, usages actuels de l'IA, confiance dans les résultats obtenus. Chaque participant indique le type de document qu'il souhaite savoir analyser.
Pendant
Grilles d'extraction et tableaux d'écarts corrigés collectivement, feedback du formateur à chaque exercice, quiz de mi-journée sur les erreurs typiques et la confidentialité.
En fin de formation
Brief sourcé évalué sur quatre critères : références exactes, absence d'erreur non signalée, adaptation au destinataire, points juridiques orientés vers un juriste. Auto-positionnement de sortie comparé à celui du matin.
Attestation
Attestation de formation remise à l'issue du parcours.

Questions fréquentes

L'IA peut-elle analyser nos contrats à la place du juriste ?

Non. La formation apprend à préparer une première lecture — extraction, comparaison, questions — et à repérer ce qui doit être soumis au juriste. Elle ne constitue pas un conseil juridique, et l'analyse par IA ne remplace pas sa relecture.

Quels types de documents sont travaillés ?

Contrats, appels d'offres, études, rapports, procédures, règlements et dossiers de projet, en versions fictives. En intra, les exercices reprennent vos propres formats de documents.

Peut-on travailler sur nos propres documents ?

Oui, si votre politique interne l'autorise, dans l'outil validé par l'entreprise et après anonymisation. Les documents couverts par une clause de confidentialité restent hors de la salle sauf accord explicite.

Quels outils sont utilisés ?

Celui que votre entreprise autorise, pourvu qu'il accepte le dépôt de fichiers : ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini, NotebookLM ou un outil interne. Les limites de taille et de nombre de fichiers dépendent de l'outil et des licences dont dispose l'entreprise ; la méthode, elle, ne change pas.

Quelle différence avec la formation « Créer une base de connaissances IA » ?

Ici, on analyse un dossier donné pour produire un livrable ponctuel : grille, comparaison, brief. La base de connaissances organise un corpus durable, interrogé par toute une équipe et tenu à jour.

La formation peut-elle être organisée en intra-entreprise ?

Oui. Le cas final porte alors sur un type de dossier réel de votre activité — appel d'offres, contrat fournisseur, rapport — anonymisé.

Et maintenant ?

Construisons votre parcours.

Construire mon parcoursParler avec LSI