AI Transformation Sprint
Deux jours en intra pour passer de vos processus réels à trois workflows IA prioritaires, un prototype testé et un plan d'action à 90 jours.
Pour qui
Comités de direction, dirigeants et équipes pluridisciplinaires d'une même entreprise — métiers, opérations, DSI, RH, qualité — réunis pour transformer leurs propres processus avec l'IA. Groupe conseillé : six à douze personnes.
Durée
14 h
Format
Présentiel · Hybride
Niveau
Expert / dirigeant
Résultat visé
La cartographie des tâches des processus étudiés : répétitions, irritants, décisions, données et outils
À propos de cette formation
Un sprint de deux jours, en intra-entreprise, où une équipe travaille sur ses propres processus pour décider où l'IA apporte vraiment quelque chose et commencer à le construire. Au terme du sprint, l'entreprise dispose d'une cartographie de ses tâches, d'au moins dix cas d'usage, de trois workflows prioritaires, d'un prototype testé, d'une roadmap à 90 jours et de premières recommandations de gouvernance.
Les démarches de transformation par l'IA s'enlisent souvent au même endroit : des listes d'idées sans hiérarchie, des démonstrations sans lendemain, des décisions prises loin de ceux qui font le travail. Le sprint inverse la logique : les personnes qui connaissent les processus les cartographient elles-mêmes, jugent les cas d'usage sur des critères communs et voient fonctionner un premier prototype avant que l'entreprise s'engage plus loin.
La démarche suit cinq étapes. Cartographier : tâches, processus, répétitions, irritants, décisions, données et outils. Identifier : au moins dix cas d'usage de l'IA. Prioriser : une matrice Impact × Faisabilité × Risque × Effort pour retenir trois workflows. Construire : un prototype fonctionnel, testé sur des cas réels. Déployer : un plan d'action à 90 jours et des recommandations de gouvernance, présentés au sponsor en fin de sprint. Le formateur anime, apporte la méthode et accompagne la construction ; les décisions restent celles de l'entreprise.
Le problème traité
Trois bénéfices clés
Une vision partagée des processus et des irritants, construite par ceux qui font le travail.
Trois workflows choisis sur des critères explicites, dont un déjà prototypé et testé sur des cas réels.
Un plan d'action à 90 jours et des premières règles de gouvernance, prêts à être arbitrés par la direction.
Quand cette formation est pertinente
La direction veut lancer la transformation par l'IA et cherche un point de départ fondé sur ses processus plutôt que sur les tendances du moment.
Plusieurs services ont testé l'IA chacun de leur côté et l'entreprise veut converger vers quelques chantiers prioritaires.
Un processus clé — service client, administration des ventes, recrutement, production documentaire — accumule les irritants et doit être repensé.
Les problématiques auxquelles elle répond
« On a cinquante idées d'usage de l'IA et aucune manière de choisir. »
« Nos équipes ont vu des démonstrations, mais rien ne fonctionne encore chez nous. »
« On ne sait pas ce qui, dans nos processus, relève de l'IA, de l'automatisation ou d'une simple réorganisation. »
« Je veux un plan concret à présenter au comité de direction, pas une étude de plus. »
« On hésite à mettre nos données dans un outil sans savoir qui contrôle quoi. »
Prérequis
Sprint organisé en intra-entreprise. En amont, avec le formateur : désigner un sponsor présent à l'ouverture et à la restitution, choisir un à trois processus à étudier, vérifier les outils d'IA autorisés et les accès nécessaires, réunir des exemples réels (demandes, documents, tableaux) anonymisés ou dont l'usage est autorisé. Aucun prérequis technique pour les participants ; la présence d'une personne de la DSI facilite la construction du prototype.
Programme détaillé
Jour 1
Module 1 — Lancement : objectif, règles du sprint et repères communs
45 minL'objectif fixé par le sponsor et les processus retenus lors du cadrage
Les règles du sprint : données utilisables, anonymisation, outils autorisés, confidentialité des échanges
Usage conversationnel, assistant, workflow, agent supervisé : un vocabulaire commun pour la suite
Ce que l'IA fait bien, ce qu'elle fait mal, et ce qu'une réorganisation règle sans elle
- Méthodes
- Ouverture par le sponsor, apport court, démonstration, exercice de classement en sous-groupes.
- Outils
- Outil d'IA autorisé pour la démonstration ; cartes de situations préparées lors du cadrage.
- Activité
- Exercice 1 — assistant, workflow ou agent : classer dix situations de l'entreprise.
- Résultat attendu
- Le groupe partage l'objectif, les règles du sprint et un vocabulaire commun pour qualifier les cas d'usage.
Module 2 — Étape 1 : cartographier les tâches, les processus et les irritants
2 h 15Du processus à la tâche : découper, nommer, estimer fréquence, volume et temps
Repérer les répétitions et les irritants avec ceux qui les vivent
Tracer les décisions : qui décide, sur quelle information, dans quel délai
Relever les données et les outils mobilisés, et leur niveau de sensibilité
Relecture croisée : les questions naïves d'un autre sous-groupe
- Méthodes
- Atelier en sous-groupes par processus, au mur ou sur tableau blanc en ligne, relecture croisée animée par le formateur.
- Outils
- Gabarit de cartographie ; tableau blanc physique ou en ligne ; exemples réels réunis en amont.
- Activité
- Exercices 2 et 3 — cartographier les tâches d'un processus, puis y ajouter décisions, données et outils.
- Résultat attendu
- Une cartographie des tâches validée pour chaque processus étudié — premier livrable du sprint.
Module 3 — Étape 2 : identifier au moins dix cas d'usage
1 h 45Des irritants aux cas d'usage : rédaction, synthèse, recherche, tri, extraction, contrôle, préparation de décision
Générer large : d'abord le groupe, puis l'IA en contradicteur à partir de la cartographie anonymisée
Le gabarit commun : utilisateur, tâche, données, apport de l'IA, validation humaine, type de solution
Écarter les faux cas d'usage : ce qu'une règle simple, un modèle de document ou une réorganisation règle mieux
- Méthodes
- Idéation en deux temps (groupe, puis IA), mise en forme en binôme, revue collective.
- Outils
- Outil d'IA autorisé ; fiches cas d'usage ; tableau blanc.
- Activité
- Exercice 4 — produire et formuler au moins dix cas d'usage.
- Résultat attendu
- Une liste d'au moins dix cas d'usage formulés selon le même gabarit, chacun rattaché à la cartographie.
Module 4 — Étape 3 : prioriser avec la matrice Impact × Faisabilité × Risque × Effort
2 h 15Les quatre critères et leur échelle de 1 à 5, calibrés avec le sponsor
Noter seul, puis confronter : faire apparaître les désaccords plutôt que les moyenner
Le risque comme critère à part entière : données, erreurs, acceptabilité, dépendance à un outil
Retenir trois workflows et tenir le registre des cas écartés ou reportés
Désigner le workflow qui sera prototypé le lendemain
- Méthodes
- Notation individuelle, confrontation animée, arbitrage collectif, synthèse du formateur.
- Outils
- Matrice de priorisation sur tableur ; grille de notation du sprint.
- Activité
- Exercices 5 et 6 — noter les cas sur la matrice, puis retenir les trois workflows prioritaires.
- Résultat attendu
- La matrice de priorisation et les trois workflows prioritaires, avec le choix du workflow à prototyper.
Jour 2
Module 5 — Étape 4 : concevoir les trois workflows prioritaires
1 h 30La chaîne d'un workflow : déclencheur, données d'entrée, traitement par l'IA, contrôle, validation humaine, action, suivi
Choisir la forme de la solution : demande type, assistant spécialisé, automatisation, agent supervisé
Prévoir les erreurs : quand l'IA se trompe, quand une donnée manque, quand l'outil ne répond pas
Responsables et points de validation : qui relit, qui envoie, qui signe
- Méthodes
- Apport court, conception en sous-groupes (un workflow chacun), présentation croisée.
- Outils
- Fiche workflow fournie ; tableau blanc ; outil d'IA autorisé pour tester les étapes clés.
- Activité
- Exercice 7 — dessiner les trois workflows prioritaires.
- Résultat attendu
- Trois fiches workflow d'une page, compréhensibles par une personne extérieure au sprint.
Module 6 — Étape 4 : construire et tester le prototype
2 h 30Du schéma au prototype : instructions, demandes, enchaînements, connecteurs selon les droits accordés
Le jeu de test : dix cas réels, anonymisés ou autorisés, dont des cas difficiles
La grille de contrôle : exactitude, complétude, ton, respect des règles
Mesurer le temps de traitement et le comparer à la pratique actuelle
Un prototype n'est pas une mise en production : ce qu'il faut encore avant de le confier aux équipes
- Méthodes
- Production accompagnée en trois sous-groupes aux rôles complémentaires, formateur en appui technique, séance de test collective.
- Outils
- Outil d'IA autorisé ; selon le workflow et les droits accordés, assistant personnalisé ou plateforme d'automatisation ; grille de test.
- Activité
- Exercices 8 et 9 — construire le prototype, puis le tester sur dix cas réels.
- Résultat attendu
- Un prototype fonctionnel et testé, avec son rapport de test et son mode opératoire.
Module 7 — Premières recommandations de gouvernance
1 hOutils autorisés, données utilisables et données exclues : ce que le sprint a révélé
Validations humaines obligatoires et responsable de chaque workflow
Conditions de passage d'un prototype en production : DSI, sécurité, données, documentation
RGPD et règlement européen sur l'IA : les cadres à connaître et les interlocuteurs à associer
Suivi des incidents et revue régulière des usages
- Méthodes
- Relecture guidée des risques relevés pendant le sprint, rédaction en binôme, mise en commun.
- Outils
- Registre des risques tenu pendant le sprint ; politique d'usage de l'IA de l'entreprise si elle existe ; gabarit de note.
- Activité
- Exercice 10 — rédiger les premières recommandations de gouvernance.
- Résultat attendu
- Une note de recommandations de gouvernance, rattachée aux risques observés, prête pour le sponsor.
Module 8 — Étape 5 : plan d'action à 90 jours et restitution au sponsor
2 hTrois chantiers : piloter le prototype, concevoir les deux autres workflows, préparer l'extension
Pour chaque action : responsable, jalon, indicateur, date de décision
Formation et accompagnement des utilisateurs concernés
La restitution : démontrer, expliquer les choix, demander des arbitrages précis
- Méthodes
- Production collective accompagnée, restitution de vingt minutes au sponsor, échange et arbitrages.
- Outils
- Gabarit de roadmap à 90 jours ; ensemble des productions du sprint ; prototype en démonstration.
- Activité
- Projet final — plan d'action à 90 jours et restitution au sponsor.
- Résultat attendu
- Le dossier de sprint complet remis au sponsor, avec ses premiers arbitrages.
Vous ne savez pas si cette formation correspond à votre niveau ? Le diagnostic le dit en trois minutes.
Diagnostiquer mon niveauObjectifs pédagogiques
- 01
Cartographier les tâches, les répétitions, les irritants, les décisions, les données et les outils d'un processus réel
- 02
Identifier au moins dix cas d'usage de l'IA et les formuler selon un gabarit commun
- 03
Distinguer, pour chaque cas, ce qui relève d'un usage conversationnel, d'un assistant, d'un workflow, d'un agent supervisé ou d'aucune IA
- 04
Évaluer et classer les cas d'usage sur une matrice Impact × Faisabilité × Risque × Effort
- 05
Concevoir trois workflows prioritaires avec leurs données, leurs étapes d'IA et leurs points de validation humaine
- 06
Construire et tester un prototype fonctionnel sur des cas réels anonymisés ou autorisés
- 07
Rédiger des premières recommandations de gouvernance rattachées aux risques observés
- 08
Planifier le déploiement sur 90 jours et le présenter au sponsor pour arbitrage
Compétences acquises
À l'issue de la formation, vous serez capable de…
Animer dans votre équipe un atelier de cartographie qui fait émerger les irritants réels
Transformer un irritant en cas d'usage précis, avec ses données et son point de validation
Écarter un cas d'usage à fort impact mais trop risqué, arguments de la matrice à l'appui
Décrire un workflow étape par étape, du déclencheur au suivi, erreurs comprises
Tester un prototype sur un jeu de cas et décider s'il mérite un pilote
Reproduire la méthode du sprint sur un autre processus de l'entreprise
Exercices & cas pratiques
10 exercices tirés de situations professionnelles réelles, puis un projet final. Chaque production est commentée par le formateur.
01Assistant, workflow ou agent ?20 min
- Contexte
- Dix situations tirées des métiers de l'entreprise et préparées lors du cadrage : répondre à une demande client type, produire un reporting mensuel, qualifier des demandes entrantes, préparer une réponse à appel d'offres, mettre à jour une procédure…
- Consigne
- Classer chaque situation selon la réponse la plus adaptée : usage conversationnel, assistant spécialisé, workflow, agent supervisé, ou pas d'IA du tout. Justifier chaque classement en une phrase.
- Production attendue
- Le tableau de classement commenté des dix situations.
- Critère de réussite
- Chaque classement est justifié par la nature de la tâche (répétition, données, actions, décision), et au moins une situation est reconnue comme ne relevant pas de l'IA.
02Cartographier les tâches d'un processus réel1 h 15
- Contexte
- L'un des processus choisis lors du cadrage, cartographié par le sous-groupe qui le pratique au quotidien.
- Consigne
- Découper le processus en tâches, puis indiquer pour chacune la fréquence, le volume, le temps estimé, le caractère répétitif et l'irritant principal. Faire relire la cartographie par un autre sous-groupe qui pose des questions naïves, et corriger.
- Production attendue
- La cartographie des tâches du processus, au format commun du sprint.
- Critère de réussite
- Chaque tâche est nommée par un verbe et un objet, qualifiée sur toutes les colonnes, et les estimations sont confirmées par ceux qui réalisent la tâche.
03Décisions, données et outils30 min
- Contexte
- La cartographie produite à l'exercice précédent.
- Consigne
- Repérer les décisions prises dans le processus (qui décide, sur quelle information), les données utilisées (où elles se trouvent, qui y accède, leur sensibilité) et les outils mobilisés. Signaler les tâches où circule une donnée sensible.
- Production attendue
- La cartographie complétée de trois couches : décisions, données, outils.
- Critère de réussite
- Chaque décision a un responsable identifié et chaque donnée un niveau de sensibilité : publique, interne, confidentielle ou personnelle.
04Dix cas d'usage, et plus1 h 15
- Contexte
- Les cartographies des sous-groupes, affichées côte à côte.
- Consigne
- Produire des cas d'usage à partir des irritants et des répétitions, d'abord sans IA, puis en demandant à l'outil autorisé de proposer des pistes à partir de la cartographie anonymisée. Formuler chaque cas selon le gabarit commun : utilisateur, tâche, données, apport de l'IA, validation humaine, type de solution.
- Production attendue
- Au moins dix cas d'usage formulés, regroupés par processus.
- Critère de réussite
- Au moins dix cas distincts, chacun rattaché à une tâche de la cartographie, et aucun ne confie à l'IA une décision sans validation humaine.
05La matrice Impact × Faisabilité × Risque × Effort1 h
- Contexte
- La liste des cas d'usage de l'exercice 4 et la grille de notation du sprint, calibrée avec le sponsor lors du cadrage.
- Consigne
- Noter chaque cas de 1 à 5 sur les quatre critères, d'abord individuellement, puis confronter les notes ; discuter tout écart de plus de deux points et écrire l'hypothèse retenue.
- Production attendue
- La matrice de priorisation complétée, avec les hypothèses de notation.
- Critère de réussite
- Tous les cas sont notés sur les quatre critères, les écarts importants ont été discutés, et chaque note d'impact s'appuie sur une donnée de la cartographie.
06Retenir trois workflows45 min
- Contexte
- La matrice complétée et les contraintes posées par le sponsor : données utilisables, outils autorisés, disponibilité des équipes dans les trois prochains mois.
- Consigne
- Retenir les trois workflows prioritaires, écrire pour chacun le résultat attendu et la raison du choix, consigner les cas écartés ou reportés avec leur motif, puis désigner le workflow à prototyper.
- Production attendue
- La liste des trois workflows prioritaires et le registre des cas écartés ou reportés.
- Critère de réussite
- Les trois choix découlent de la matrice ou tout écart est justifié par écrit, et le workflow à prototyper est désigné avec son périmètre.
07Dessiner les trois workflows1 h
- Contexte
- Les trois workflows retenus la veille, un par sous-groupe.
- Consigne
- Décrire chaque workflow étape par étape — déclencheur, données d'entrée, traitement par l'IA, contrôle et validation humaine, action, suivi — en précisant pour chaque étape l'outil, le responsable et la conduite à tenir en cas d'erreur.
- Production attendue
- Trois fiches workflow d'une page, schéma compris.
- Critère de réussite
- Une personne extérieure au sous-groupe peut expliquer le fonctionnement à partir de la fiche, et chaque sortie engageante passe par une validation humaine.
08Construire le prototype1 h 30
- Contexte
- Le workflow désigné la veille, avec l'outil d'IA autorisé et, si les droits le permettent, une plateforme d'automatisation.
- Consigne
- Construire une version fonctionnelle de bout en bout en répartissant les rôles : un sous-groupe monte la chaîne (instructions, demandes, enchaînements), un autre prépare dix cas de test réels anonymisés ou autorisés et la grille de contrôle, le troisième rédige le mode opératoire destiné aux utilisateurs.
- Production attendue
- Le prototype, son jeu de dix cas de test, sa grille de contrôle et son mode opératoire.
- Critère de réussite
- Le prototype traite un cas réel de l'entrée à la sortie, sans autre intervention manuelle que la validation prévue.
09Tester le prototype sur des cas réels45 min
- Contexte
- Le prototype et les dix cas de test préparés à l'exercice précédent.
- Consigne
- Faire passer les dix cas, noter chaque sortie avec la grille de contrôle, mesurer le temps de traitement et le comparer à la pratique actuelle, corriger le prototype une fois et refaire passer les cas en échec.
- Production attendue
- Le rapport de test : résultat par cas, erreurs relevées, corrections apportées, temps observés.
- Critère de réussite
- Les dix cas sont passés et notés, chaque erreur est qualifiée, et le groupe conclut explicitement : prêt pour un pilote, à retravailler ou à abandonner.
10Premières recommandations de gouvernance40 min
- Contexte
- Les données, les risques et les points de validation relevés depuis le début du sprint, et la politique d'usage de l'IA de l'entreprise si elle existe.
- Consigne
- Rédiger les premières recommandations : outils autorisés ou à instruire, données utilisables et exclues, validations humaines obligatoires, responsable de chaque workflow, conditions de passage en production, suivi des incidents.
- Production attendue
- Une note de recommandations de gouvernance de deux pages au plus, adressée au sponsor.
- Critère de réussite
- Chaque recommandation est rattachée à un risque ou à un constat du sprint et nomme la fonction chargée de la mettre en œuvre.
FINALPlan d'action à 90 jours et restitution au sponsor1 h 30
- Contexte
- L'ensemble des productions du sprint, et le sponsor présent pour la restitution.
- Consigne
- Construire le plan d'action à 90 jours : pilote du prototype, conception des deux autres workflows, formation des utilisateurs, mise en œuvre des recommandations de gouvernance, indicateurs et jalons de décision. Présenter en vingt minutes au sponsor la cartographie, les cas d'usage, la matrice, les trois workflows, la démonstration du prototype, la roadmap et les recommandations, puis recueillir ses arbitrages.
- Production attendue
- Le dossier de sprint complet : cartographie, cas d'usage, matrice, trois fiches workflow, prototype et rapport de test, roadmap à 90 jours, recommandations de gouvernance, arbitrages du sponsor.
- Critère de réussite
- Chaque livrable attendu est présent, la roadmap nomme un responsable et une date de décision pour chaque action, et le sponsor a arbitré au moins la suite donnée au prototype.
Méthodes pédagogiques
Atelier de production : environ les trois quarts du temps à produire, en sous-groupes et en plénière, sur les processus réels de l'entreprise
Rôles tournants dans les sous-groupes : animation, rédaction, contradiction, relecture
Relecture croisée entre sous-groupes et arbitrage collectif à la fin de chaque étape
Construction accompagnée du prototype, le formateur en appui méthodologique et technique
Restitution finale au sponsor, qui arbitre la suite
Chaque exercice se fait avec l'outil autorisé dans l'entreprise ; à défaut, avec les versions gratuites de ChatGPT, Claude ou Copilot et des cas fictifs fournis par le formateur.
Vous repartez avec
La cartographie des tâches des processus étudiés : répétitions, irritants, décisions, données et outils
Au moins dix cas d'usage formulés et leur matrice de priorisation Impact × Faisabilité × Risque × Effort
Trois fiches workflow prioritaires, prêtes à être pilotées
Un prototype fonctionnel, avec son jeu de test, son rapport de test et son mode opératoire
La roadmap de déploiement à 90 jours, présentée au sponsor avec ses premiers arbitrages
Les premières recommandations de gouvernance : outils, données, validations, responsables
Outils utilisés
Gabarits du sprint : cartographie, fiche cas d'usage, matrice de priorisation, fiche workflow, grille de test, roadmap
L'outil d'IA autorisé dans l'entreprise — ChatGPT, Claude, Copilot ou un outil interne — pour l'idéation et le prototype
Selon le workflow et les droits accordés : assistant personnalisé, plateforme d'automatisation (Power Automate, Make, Zapier, n8n) ou chaîne de demandes documentée
Un tableau blanc physique ou en ligne et un tableur pour la matrice
Confidentialité & bonnes pratiques
Ne jamais transférer de données confidentielles dans un outil que l'entreprise n'a pas autorisé.
Anonymiser les données personnelles et sensibles avant tout usage — noms, coordonnées, montants, identifiants.
Respecter la politique interne d'usage de l'IA et les règles de son service.
Vérifier chaque production avant de la diffuser : une réponse fluide n'est pas une réponse juste.
Garder une validation humaine sur toute décision, tout envoi et tout document engageant.
Seuls entrent dans les outils d'IA les documents et données dont l'usage a été validé lors du cadrage ; les autres sont anonymisés ou remplacés par des exemples représentatifs.
Le prototype reste un prototype : ni mise en production, ni envoi à un client, ni connexion à un système réel sans l'accord de la DSI et des responsables concernés.
Évaluation & attestation
- Avant la formation
- Cadrage avec le sponsor : objectif, processus étudiés, outils autorisés, données utilisables. Questionnaire de positionnement des participants sur leurs usages de l'IA et leurs attentes.
- Pendant
- Chaque étape se conclut par une production validée par le groupe et relue par le formateur : cartographie, cas d'usage, matrice, fiches workflow, rapport de test. Point d'étape en fin de première journée sur les cas retenus et écartés.
- En fin de formation
- Restitution au sponsor évaluée sur la présence et la qualité des livrables attendus : cartographie des tâches, dix cas d'usage ou plus, matrice de priorisation, trois workflows, prototype testé, roadmap à 90 jours, recommandations de gouvernance. Auto-positionnement de sortie de chaque participant.
- Attestation
- Attestation de formation remise à l'issue du parcours.
Questions fréquentes
Quelle différence avec la formation « Manager le déploiement de l'IA dans son entreprise » ?
Le sprint est un atelier de production collectif : une équipe travaille sur ses processus et repart avec des livrables communs, dont un prototype. La formation au déploiement forme la personne qui pilotera ensuite les pilotes, l'adoption et les indicateurs. Les deux se complètent.
Travaille-t-on vraiment sur nos processus et nos données ?
Oui, c'est le principe du sprint. Les processus sont choisis lors du cadrage ; les données n'entrent dans les outils que si votre politique interne le permet, sinon elles sont anonymisées ou remplacées par des exemples représentatifs.
Faut-il des compétences techniques ?
Non pour la plupart des participants. La présence d'une personne de la DSI, ou d'un profil à l'aise avec vos outils, facilite la construction du prototype et la vérification des droits d'accès.
Quels outils pour le prototype ?
Ceux que votre entreprise autorise : ChatGPT, Claude, Copilot ou un outil interne, et selon vos droits une plateforme d'automatisation. Le prototype est construit avec les licences dont dispose l'entreprise ; si un besoin d'outil apparaît, il est noté dans la roadmap.
Le prototype est-il prêt à être utilisé par les équipes ?
Non : c'est une version testée sur des cas réels, qui sert à décider. Son passage en pilote puis en production est prévu dans la roadmap, avec les validations de la DSI et des responsables concernés.
Le sprint peut-il se faire en inter-entreprises ?
Non : il n'a de sens que sur les processus d'une même organisation. Une personne seule chargée d'un déploiement trouvera la méthode dans la formation « Manager le déploiement de l'IA dans son entreprise ».