IA & TechnologiesIA par métier

IA pour assistants et fonctions support

Trier la boîte partagée, organiser les réunions des autres, préparer les dossiers et écrire les procédures du service avec l'IA, puis réunir le tout dans un cockpit personnel.

Pour qui

Assistantes et assistants de direction, d'équipe ou de service, office managers, gestionnaires administratifs et salariés des fonctions support de l'entreprise (services généraux, secrétariat, coordination) qui débutent avec l'IA générative ou l'utilisent sans méthode.

Durée

7 h

Format

Présentiel · Distanciel · Hybride

Niveau

Débutant

Résultat visé

Votre cockpit IA personnel : fiche de service, routines du matin et de la semaine, demandes testées, trames et règles de validation

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Pour moiPour mon organisation

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À propos de cette formation

Une journée pour mettre l'IA au service du métier d'assistant et des fonctions support : courriels, agendas, réunions, dossiers, recherches, tableaux, présentations, procédures et tâches administratives. Chaque participant repart avec son cockpit IA personnel, construit et testé sur son propre poste.

Le poste support a une particularité que les formations génériques oublient : on y travaille pour d'autres. On répond au nom d'un directeur, on arbitre des agendas qui ne sont pas les siens, on organise des réunions où l'on ne décide pas, on tient des procédures que tout le service utilise. L'IA peut alléger une partie de ce travail de préparation, de mise en forme et de suivi, à condition de savoir ce qu'elle voit, ce qu'on lui confie et ce qui doit toujours remonter à la personne concernée.

La journée suit les flux du poste. Les demandes entrantes d'abord : trier une boîte partagée, répondre au nom d'un manager, faire remonter ce qui l'engage. Puis la coordination : proposer des créneaux à partir de contraintes, convoquer, préparer l'ordre du jour et la logistique, transformer les notes en relevé d'actions et en relances. Viennent ensuite les productions — dossier de rendez-vous, comparatif de devis, diapositive de synthèse — et le savoir-faire du service, mis par écrit en procédures et en check-lists. L'atelier final assemble le tout dans un cockpit IA personnel : une fiche de service, deux routines (celle du matin, celle de la semaine), des demandes testées, des trames maison et des règles de validation, rangés dans l'outil autorisé.

Le problème traité

Assistantes, assistants et fonctions support traitent chaque jour des demandes pour plusieurs personnes, des agendas contraints, des réunions à organiser et des documents à produire vite. L'IA est disponible mais utilisée au coup par coup, sans règles sur ce qu'on peut lui confier ni sur ce qui engage un manager.

Trois bénéfices clés

Des routines du matin et de la semaine qui réduisent le temps passé à trier, mettre en forme et relancer, rassemblées dans un cockpit personnel.

Des règles claires sur ce que l'on traite seul, ce qui remonte au manager et ce qui ne passe jamais par l'IA.

Des trames maison testées — réponses, convocations, relevés d'actions, dossiers, procédures — réutilisables par tout le service.

Quand cette formation est pertinente

L'entreprise a ouvert l'accès à un outil d'IA générative ou à Copilot et veut que ses assistants et ses fonctions support l'intègrent à leur travail quotidien.
Une assistante ou un office manager travaille pour plusieurs managers et passe une grande partie de sa semaine à coordonner agendas, réunions et relances.
Un service support doit formaliser ses procédures et ses courriers types, restés jusqu'ici dans la tête de quelques personnes.

Les problématiques auxquelles elle répond

« Je passe mes journées à chercher des créneaux qui conviennent à tout le monde. »
« Je réponds pour trois managers, chacun avec ses habitudes. »
« Nos procédures ne sont écrites nulle part, tout est dans la tête de ma collègue. »
« Je ne sais pas si j'ai le droit de mettre l'agenda du directeur dans l'IA. »
« Après chaque réunion, le suivi des actions m'échappe. »

Prérequis

Aucun prérequis technique. Usage courant de la messagerie, de l'agenda, du traitement de texte et du tableur. Disposer d'un accès à un outil d'IA générative autorisé par l'entreprise — assistant conversationnel, ou Copilot ou Gemini intégré à la messagerie selon les licences dont dispose l'entreprise — ou, à défaut, d'un compte gratuit. Venir avec deux ou trois exemples de tâches récurrentes (demande type reçue, trame de compte rendu, procédure à écrire), anonymisés si nécessaire.

Programme détaillé

Module 1 — Le poste support : ce que l'IA prépare, ce qui engage les autres

45 min

Les quatre flux d'un poste support : demandes entrantes, coordination (agendas, réunions, déplacements), productions (courriers, comptes rendus, dossiers, tableaux), savoir-faire du service (procédures)
Travailler pour d'autres : ce qui engage un manager ou le service — un créneau accepté, une réponse, une commande — reste soumis à son accord ou à une règle de délégation écrite
Ce que l'IA fait bien pour un poste support (trier, reformuler, extraire, structurer, comparer, mettre en forme) et ce qu'elle ignore : les usages de la maison, les priorités réelles, l'agenda qu'on ne lui montre pas
La fiche de service : pour qui je travaille, leurs préférences, les tons, les formats maison, les règles de délégation — première page du cockpit

Méthodes: Tour de table sur les tâches qui débordent, démonstration en direct, rédaction individuelle.
Outils: Outil d'IA autorisé ; carte des quatre flux et modèle de fiche de service fournis.
Activité: Exercice 1 — cartographier sa semaine de support et rédiger sa fiche de service.
Résultat attendu: Une carte des tâches du poste et une fiche de service testée sur une première demande.

Module 2 — Courriels et demandes entrantes : trier, répondre, faire remonter

1 h

Trier une boîte partagée ou déléguée : pour qui, quelle action, quelle échéance, quelle pièce manque
Répondre au nom d'un manager ou du service : niveau de signature, formules, ce qui doit lui remonter avant toute réponse
Les réponses récurrentes en trames à trous : accusé de réception, demande de pièce, relance, report de rendez-vous
Remettre au propre un message dicté, griffonné ou transmis à la volée par le manager

Méthodes: Démonstration sur une boîte fictive, exercice individuel, relecture croisée en binôme.
Outils: Outil d'IA autorisé, ou assistant intégré à la messagerie selon les licences ; boîte partagée fictive fournie ; fiche de service du module 1.
Activité: Exercice 2 — traiter la boîte partagée du lundi matin.
Résultat attendu: Une grille de tri et trois trames de réponse testées, avec la liste de ce qui remonte toujours au manager.

Module 3 — Agendas et réunions : de la convocation au suivi des actions

1 h 30

Agendas à plusieurs contraintes : poser les contraintes (disponibilités, priorités, déplacements, fuseaux horaires), obtenir deux ou trois créneaux argumentés, soumettre l'arbitrage à qui décide
Ce qu'un assistant intégré à l'agenda peut voir et proposer selon les licences, et ce qu'il faut donner soi-même à l'outil quand il ne voit rien
Organiser une réunion : invitation, ordre du jour, documents préparatoires, logistique (salle, visio, accès, repas) en liste de vérification
Des notes au relevé d'actions : décisions, responsables, échéances, points ouverts, puis tableau de suivi et relances datées
Suivre les actions d'une réunion à l'autre sans rien perdre

Méthodes: Démonstration sur un cas complet, puis deux exercices individuels chronométrés et correction collective.
Outils: Outil d'IA autorisé ; extraits d'agendas, notes de réunion et tableau de suivi fictifs fournis ; tableur.
Activité: Exercices 3 et 4 — organiser un comité de direction, puis passer des notes au tableau des actions et aux relances.
Résultat attendu: Une réunion organisée de bout en bout sur un cas fictif et un tableau de suivi des actions, avec les relances prêtes à relire.

Module 4 — Dossiers, recherches, tableaux et présentations

1 h 15

Le dossier de préparation d'un rendez-vous ou d'un déplacement : objet, interlocuteurs, historique des échanges, pièces, points d'attention, en une page
Recherches pratiques (lieux, prestataires, informations publiques) : demander des sources, vérifier horaires, adresses, tarifs et disponibilités sur le site d'origine
Tableaux : extraire les informations de plusieurs devis ou documents vers un tableau comparatif, obtenir une formule simple et se la faire expliquer
Présentations : passer des notes d'un manager à un plan puis à des diapositives, harmoniser un support existant avec le modèle de l'entreprise

Méthodes: Démonstration, exercices individuels, mise en commun des vérifications.
Outils: Outil d'IA autorisé ; moteur de recherche ; tableur ; logiciel de présentation ; fil de courriels et devis fictifs fournis.
Activité: Exercices 5 et 6 — préparer le dossier d'un rendez-vous, puis comparer trois lieux de séminaire.
Résultat attendu: Un dossier d'une page et un tableau comparatif vérifié, accompagnés d'une recommandation et d'une diapositive de synthèse.

Module 5 — Procédures et tâches administratives récurrentes

1 h

Écrire une procédure à partir d'une explication orale ou de notes : étapes, responsables, délais, pièces, points de contrôle, questions ouvertes
Mettre à jour une procédure existante et faire repérer les contradictions entre deux versions, sans laisser l'IA les trancher
Transformer une tâche administrative récurrente en check-list et en trames : commande de fournitures, réservation, arrivée d'un nouveau collaborateur, formulaire à compléter
Ce qui ne passe jamais par un outil d'IA non prévu pour cela : dossiers RH, santé, rémunération, pièces d'identité, coordonnées bancaires — des données personnelles encadrées notamment par le RGPD, à traiter selon les règles de l'entreprise

Méthodes: Apport court, production individuelle, relecture par un autre participant qui joue le nouvel arrivant.
Outils: Outil d'IA autorisé ; transcription d'une explication orale et ancienne version d'une procédure, fictives, fournies.
Activité: Exercice 7 — écrire la procédure que personne n'avait mise par écrit.
Résultat attendu: Une procédure d'une page, relue par un participant qui ne la connaissait pas, et la check-list administrative associée.

Module 6 — Atelier final : mon cockpit IA personnel

1 h 30

Assembler le cockpit : fiche de service, routines, demandes testées par famille de tâches, trames maison, règles de confidentialité et de validation
Deux routines : celle du matin (tri de la boîte, point d'agenda, relances du jour) et celle de la semaine (préparation de la semaine suivante, suivi des actions, dossiers à venir)
Choisir où le ranger : un document partagé, un carnet de notes, ou un espace de projet de l'outil autorisé quand il en propose un, sans en dépendre
Tester une routine sur un cas réel anonymisé et prévoir une révision du cockpit au bout de deux semaines

Méthodes: Production accompagnée individuelle, présentation au groupe et feedback du formateur.
Outils: Outil d'IA autorisé ; modèle de cockpit et grille d'évaluation fournis.
Activité: Atelier final — construire et tester son cockpit IA personnel.
Résultat attendu: Un cockpit IA personnel, testé sur une routine complète, prêt à être utilisé dès le lendemain.

Vous ne savez pas si cette formation correspond à votre niveau ? Le diagnostic le dit en trois minutes.

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Objectifs pédagogiques

01
Cartographier les tâches d'un poste support et distinguer celles que l'IA peut préparer de celles qui engagent un tiers
02
Trier une boîte de réception partagée ou déléguée et rédiger des réponses au nom d'un manager dans le respect des règles de délégation
03
Organiser une réunion avec l'IA : créneaux proposés à partir de contraintes, convocation, ordre du jour et liste logistique
04
Transformer des notes de réunion en relevé d'actions, en tableau de suivi et en relances datées
05
Constituer un dossier de préparation et comparer des options (lieux, prestataires, devis) dans un tableau vérifié à la source
06
Rédiger ou mettre à jour une procédure à partir d'explications orales, de notes ou de versions contradictoires
07
Construire un cockpit IA personnel réunissant fiche de service, routines, demandes testées, trames et règles de validation

Compétences acquises

À l'issue de la formation, vous serez capable de…

Répondre en quelques minutes à une demande récurrente avec une trame maison, relue avant envoi
Proposer à votre manager deux ou trois créneaux argumentés au lieu d'un long échange de courriels
Sortir d'une réunion avec un tableau des actions à jour et les relances déjà préparées
Remettre un dossier de rendez-vous d'une page où ce qui est vérifié se distingue de ce qui reste à confirmer
Présenter un comparatif de devis sous forme de tableau, de recommandation courte et de diapositive de synthèse
Mettre par écrit une procédure que personne n'avait formalisée, étapes et responsables compris
Dérouler chaque matin et chaque semaine les routines de votre cockpit

Exercices & cas pratiques

7 exercices tirés de situations professionnelles réelles, puis un cas final. Chaque production est commentée par le formateur.

01Ma semaine de support, mes donneurs d'ordre20 min

Contexte: Chaque participant part de son propre poste : les personnes pour qui il travaille, les demandes qui arrivent, les tâches qui reviennent chaque jour ou chaque semaine.
Consigne: Placer ses tâches sur la carte des quatre flux, marquer celles qui engagent un tiers, puis rédiger sa fiche de service en quinze lignes au plus et la tester en tête d'une demande de réponse simple.
Production attendue: La carte des tâches annotée et la fiche de service.
Critère de réussite: Chaque tâche qui engage un tiers est marquée, et la fiche de service contient au moins une règle de délégation : ce que l'on peut répondre seul, ce qui remonte.

02La boîte partagée du lundi matin35 min

Contexte: La boîte fictive d'un secrétariat de direction, huit messages arrivés depuis vendredi : demande de rendez-vous d'un client, relance d'un fournisseur, invitation à un salon, question d'un collaborateur sur une note de frais, report demandé par un intervenant extérieur, facture sans bon de commande, courriel d'un expéditeur inconnu, message personnel et confidentiel adressé au directeur.
Consigne: Écarter d'abord le message qui ne doit pas être soumis à l'outil, faire trier les sept autres (pour qui, quelle action, quelle échéance), préparer une réponse pour ceux que l'assistant peut traiter seul et une note de deux lignes au directeur pour ceux qui lui remontent.
Production attendue: La grille de tri, les réponses relues et les notes au directeur.
Critère de réussite: Aucune réponse n'accepte un rendez-vous, un délai ou un engagement réservé au directeur, et le message confidentiel a été traité sans passer par l'outil.

03Le comité de direction trimestriel35 min

Contexte: Un comité de direction de trois heures à organiser d'ici trois semaines : six participants dont deux en déplacement, un intervenant externe disponible le mardi seulement, une salle à réserver, des documents à envoyer une semaine avant la séance.
Consigne: Donner à l'outil les contraintes fournies (extraits d'agendas anonymisés), obtenir trois créneaux argumentés, rédiger la note d'arbitrage au directeur, puis préparer l'invitation, l'ordre du jour et la liste de vérification logistique.
Production attendue: Trois créneaux argumentés, la note d'arbitrage, l'invitation, l'ordre du jour et la liste logistique.
Critère de réussite: Chaque créneau proposé respecte toutes les contraintes, vérifiées une à une à la main, et l'invitation reste en brouillon tant que le directeur n'a pas arbitré.

04Des notes aux relances30 min

Contexte: Les notes brutes d'un comité fictif — quatre décisions, sept actions dont deux sans responsable, une échéance floue — et le tableau de suivi du comité précédent, où trois actions restent ouvertes.
Consigne: Produire le relevé de décisions et d'actions, mettre à jour le tableau de suivi en fusionnant anciennes et nouvelles actions, puis préparer les courriels de relance pour les actions échues.
Production attendue: Le relevé, le tableau de suivi à jour et les relances prêtes à relire.
Critère de réussite: Toutes les décisions et actions des notes figurent sans ajout, les actions sans responsable portent la mention « à définir » plutôt qu'un nom inventé, et les trois actions encore ouvertes sont reprises.

05Le dossier de rendez-vous20 min

Contexte: Le directeur rencontre demain un fournisseur important. L'assistante dispose d'un fil fictif de dix courriels, du résumé du contrat en cours et de la page de présentation publique du fournisseur.
Consigne: Obtenir un dossier d'une page — objet du rendez-vous, interlocuteurs, historique, points en suspens, pièces à emporter, questions à poser — puis vérifier chaque date et chaque montant dans les sources.
Production attendue: Le dossier d'une page, avec les informations restant à confirmer signalées comme telles.
Critère de réussite: Chaque date, montant et engagement du dossier se retrouve dans les sources, et ce qui n'a pas pu être vérifié est signalé.

06Trois lieux, un tableau, une recommandation30 min

Contexte: Le service organise un séminaire d'une journée pour vingt-cinq personnes. Trois devis fictifs de lieux, présentés chacun différemment, et deux contraintes : un budget plafond et un accès en transports en commun.
Consigne: Extraire les informations des trois devis dans un tableau comparatif (capacité, prestations, prix, conditions d'annulation, accès), recalculer soi-même chaque total, vérifier l'accès sur le site d'origine, puis rédiger une recommandation de cinq lignes au manager et une diapositive de synthèse.
Production attendue: Le tableau comparatif, la recommandation et la diapositive de synthèse.
Critère de réussite: Chaque valeur du tableau correspond au devis d'origine, les totaux ont été recalculés, et la recommandation laisse le choix final au manager.

07La procédure que personne n'avait écrite30 min

Contexte: La transcription d'une collègue qui explique à l'oral, dans le désordre, comment elle prépare l'arrivée administrative d'un nouveau collaborateur (badge, poste de travail, accès, livret d'accueil), et une ancienne version écrite qui la contredit sur deux points.
Consigne: Obtenir une procédure structurée (étapes, responsable, délai, pièces, points de contrôle), faire repérer les contradictions avec l'ancienne version et les lister comme questions à trancher, puis faire relire la procédure par un participant qui ne la connaît pas.
Production attendue: La procédure d'une page, la liste des questions à trancher et la check-list associée.
Critère de réussite: Le relecteur déroule la procédure sans poser de question, et les deux contradictions sont signalées au lieu d'être tranchées par l'IA.

FINALMon cockpit IA personnel1 h 15

Contexte: Le poste réel de chaque participant : ses donneurs d'ordre, ses flux de demandes, les réunions qu'il organise, ses documents et procédures récurrents.
Consigne: Assembler son cockpit à partir des productions de la journée : fiche de service, routine du matin et routine de la semaine, au moins huit demandes testées réparties sur les familles de tâches, trames maison, règles de confidentialité et de validation. Dérouler l'une des deux routines sur un cas réel anonymisé ou fictif, puis présenter le cockpit en cinq minutes au groupe.
Production attendue: Le cockpit IA personnel : un document de quelques pages, rangé dans l'outil autorisé, avec les deux routines, les demandes testées, les trames et les règles de validation.
Critère de réussite: Une routine a été déroulée de bout en bout, chaque demande du cockpit a été testée, et chaque étape qui engage un tiers porte sa validation humaine.

Méthodes pédagogiques

Une séquence par famille de tâches du poste support : démonstration courte, puis exercice sur un cas de service réaliste

Plus de la moitié du temps en pratique, sur des boîtes, agendas, notes et devis fictifs, puis sur les tâches réelles des participants

Chaque usage associé à son point de vérification et à sa règle de délégation : ce que l'on traite seul, ce qui remonte

Relectures croisées en binôme, un participant jouant le manager ou le nouvel arrivant

Atelier final accompagné individuellement, présenté au groupe et commenté par le formateur

Chaque exercice se fait avec l'outil autorisé dans l'entreprise ; à défaut, avec les versions gratuites de ChatGPT, Claude ou Copilot et des cas fictifs fournis par le formateur.

Vous repartez avec

Votre cockpit IA personnel : fiche de service, routines du matin et de la semaine, demandes testées, trames et règles de validation
La grille de tri d'une boîte partagée ou déléguée, avec ce qui remonte toujours au manager
Les trames d'invitation, d'ordre du jour, de relevé d'actions et de relance, et le modèle de tableau de suivi des actions
Les modèles de dossier de rendez-vous d'une page et de tableau comparatif de devis
Le gabarit de procédure : étapes, responsables, pièces, points de contrôle, questions ouvertes
Le mémo confidentialité des fonctions support : agendas, déplacements, données RH et administratives

Outils utilisés

Une méthode indépendante de l'outil : fiche de service, trames à trous, routines, points de validation
Un assistant conversationnel — ChatGPT, Claude, Copilot ou Gemini, selon l'outil autorisé dans l'entreprise
Les assistants intégrés à la messagerie, à l'agenda et aux documents (Copilot dans Microsoft 365, Gemini dans Google Workspace), selon les licences dont dispose l'entreprise, présentés comme des options
Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams, ou leurs équivalents, pour relire, mettre en forme et finaliser
Un moteur de recherche et les sites d'origine pour vérifier les informations pratiques
Un document partagé, un carnet de notes ou un espace de projet pour héberger le cockpit

Confidentialité & bonnes pratiques

Ne jamais transférer de données confidentielles dans un outil que l'entreprise n'a pas autorisé.
Anonymiser les données personnelles et sensibles avant tout usage — noms, coordonnées, montants, identifiants.
Respecter la politique interne d'usage de l'IA et les règles de son service.
Vérifier chaque production avant de la diffuser : une réponse fluide n'est pas une réponse juste.
Garder une validation humaine sur toute décision, tout envoi et tout document engageant.
Agendas, déplacements et rendez-vous des dirigeants sont des informations sensibles : ne les saisir que dans un outil autorisé, et pseudonymiser noms et lieux quand ils ne sont pas nécessaires à la demande.
Ne jamais soumettre à un outil d'IA non prévu pour cela un dossier RH, une information de santé, une rémunération, une pièce d'identité ou des coordonnées bancaires.
Aucune réponse envoyée, aucun créneau accepté, aucun engagement pris au nom d'un manager sans son accord ou une règle de délégation écrite.

Évaluation & attestation

Avant la formation: Questionnaire d'auto-positionnement : usage actuel de l'IA, outils disponibles (assistant conversationnel, fonctions intégrées à la messagerie), nombre de personnes pour qui l'on travaille, tâches les plus chronophages. Chaque participant repère deux ou trois tâches récurrentes à apporter.
Pendant: Exercices corrigés en binôme et par le formateur, avec une attention particulière aux engagements pris au nom d'un tiers ; quiz de six questions sur la vérification, la délégation et la confidentialité.
En fin de formation: Présentation du cockpit, évalué sur cinq critères : fiche de service claire, routine testée, demandes réutilisables, points de vérification explicites, validation humaine sur tout ce qui engage un tiers. Auto-positionnement de sortie comparé à celui du matin.
Attestation: Attestation de formation remise à l'issue du parcours.

Questions fréquentes

Faut-il déjà utiliser une IA ?

Non. La journée démarre par la prise en main, sur les tâches du poste support. Les participants qui l'utilisent déjà y trouvent des trames, des routines et des règles de délégation.

Quelle différence avec « ChatGPT au travail » ?

« ChatGPT au travail » porte sur la productivité individuelle, quel que soit le poste. Ici, le point de départ est le métier support : travailler pour plusieurs personnes, gérer une boîte et des agendas qui ne sont pas les siens, organiser les réunions des autres, tenir les procédures du service. Le projet final est un cockpit qui organise la journée de travail.

Nous utilisons Copilot ou Gemini dans la messagerie : la formation en tient-elle compte ?

Oui. Quand ces fonctions sont ouvertes par les licences, le formateur les intègre aux exercices : résumé de fil, proposition de créneaux, brouillon de réponse. Sans elles, la méthode reste la même : l'assistant conversationnel reçoit les informations que l'on choisit de lui donner.

Peut-on travailler sur la boîte et l'agenda de nos dirigeants ?

Seulement si votre politique interne l'autorise, dans l'outil autorisé et après anonymisation des éléments sensibles. Sinon, le formateur fournit une boîte, des agendas et des documents fictifs proches de votre service.

Faut-il un abonnement payant ?

Non. Les versions gratuites suffisent pour les exercices. Les fonctions intégrées à la messagerie et à l'agenda dépendent des licences dont dispose l'entreprise ; le formateur les présente comme des options.

La formation peut-elle être organisée en intra-entreprise ?

Oui. En intra, les exercices partent de vos courriers types, de vos procédures et de l'outil déployé chez vous, et les cockpits peuvent partager un socle commun à tout le service.

Et maintenant ?

Construisons votre parcours.

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