ChatGPT au travail : gagner jusqu'à 5 heures par semaine
Repérer les tâches de sa semaine que ChatGPT peut alléger — courriels, comptes rendus, synthèses, préparation de réunions — et en faire des routines de travail vérifiées.
Pour qui
Salariés, assistants, managers et équipes d'entreprise qui débutent avec ChatGPT ou l'utilisent de façon ponctuelle, et veulent l'intégrer à leurs tâches de bureau courantes.
Durée
7 h
Format
Présentiel · Distanciel · Hybride
Niveau
Débutant
Résultat visé
Votre inventaire de dix tâches récurrentes, classées selon leur potentiel
À propos de cette formation
Une journée pour utiliser ChatGPT sur les tâches réelles de sa semaine : écrire, répondre, résumer, préparer, chercher, organiser, réécrire. Les cinq heures du titre sont un potentiel qui dépend des tâches de chacun : la journée apprend à le repérer et à l'estimer sur son propre poste.
Beaucoup de salariés ont ouvert ChatGPT, l'ont essayé sur une ou deux demandes, puis sont revenus à leurs habitudes. D'autres l'utilisent chaque jour, mais au coup par coup, en retapant les mêmes consignes et en corrigeant longuement des réponses qui ne correspondent pas à leur façon de travailler. Dans les deux cas, le temps gagné reste marginal.
La formation passe en revue, famille par famille, les tâches qui remplissent une semaine de bureau : courriels et réponses, réécriture, préparation de réunions et comptes rendus, synthèses de documents, recherche et première analyse, organisation des priorités, brainstorming, documents et tâches répétitives. Pour chacune, les participants testent une demande type sur un cas concret, avec son point de vérification et une estimation du temps, relecture comprise. L'atelier final part de leur propre semaine : dix tâches récurrentes identifiées, trois transformées en workflows personnels assistés par ChatGPT.
Le problème traité
Trois bénéfices clés
Une liste claire des tâches de votre semaine où ChatGPT réduit le temps passé, et de celles où il ne le réduit pas.
Des demandes types prêtes à l'emploi pour les courriels, synthèses, comptes rendus et préparations de réunion.
Trois workflows personnels testés sur vos propres tâches, avec une estimation réaliste du temps en jeu.
Quand cette formation est pertinente
L'entreprise a ouvert l'accès à ChatGPT et veut que les salariés en tirent un usage régulier et encadré.
Des collaborateurs passent une part importante de leur semaine sur des courriels, des comptes rendus et des documents à produire.
Des salariés utilisent déjà ChatGPT de temps en temps, sans routine ni méthode de vérification.
Les problématiques auxquelles elle répond
« Je passe mes matinées à répondre à des courriels. »
« J'ai essayé ChatGPT, mais je passe autant de temps à corriger qu'à écrire moi-même. »
« Je ne sais pas par quelles tâches commencer. »
« Mes comptes rendus de réunion prennent plus de temps que la réunion. »
« Je retape les mêmes demandes chaque semaine. »
Prérequis
Aucun prérequis technique. Disposer d'un accès à ChatGPT autorisé par l'entreprise (compte professionnel ou, à défaut, compte gratuit) ou à un outil équivalent. Venir avec une idée de sa semaine type et deux ou trois exemples de tâches récurrentes (courriel, notes de réunion, document à résumer), anonymisés si nécessaire.
Programme détaillé
Module 1 — Préparer ChatGPT à son poste
45 minCe que ChatGPT fait bien au bureau (rédiger, résumer, reformuler, structurer, proposer) et ce qu'il ne doit pas faire (décider, chiffrer sans contrôle, recevoir des données confidentielles)
La fiche contexte : poste, interlocuteurs, ton, formats habituels, à placer en tête de ses demandes
Instructions personnalisées et organisation des conversations : des options utiles quand l'offre de l'entreprise les propose, sans en dépendre
Estimer un gain de temps : temps actuel, temps avec l'IA, temps de relecture et de correction
- Méthodes
- Tour de table sur les tâches chronophages, démonstration en direct, rédaction individuelle.
- Outils
- ChatGPT ou outil autorisé ; modèle de fiche contexte fourni.
- Activité
- Exercice 1 — rédiger sa fiche contexte et la tester sur une première demande.
- Résultat attendu
- Une fiche contexte personnelle, réutilisée dans chaque demande de la journée.
Module 2 — Courriels, réponses et réécriture
1 h 15Écrire un courriel à partir de quatre éléments : destinataire, objectif, faits, ton
Répondre à un courriel reçu : repérer les demandes, proposer une réponse, signaler ce qui manque
Relances, refus, annonces délicates : garder la main sur le ton et sur les engagements
Réécrire : raccourcir, simplifier, changer de ton, adapter à un autre public
- Méthodes
- Démonstration, exercice individuel sur des courriels fictifs, relecture en binôme.
- Outils
- ChatGPT ou outil autorisé ; boîte de réception fictive fournie ; fiche contexte du module 1.
- Activité
- Exercice 2 — traiter une boîte de réception de six courriels.
- Résultat attendu
- Des demandes types pour rédiger, répondre, relancer et réécrire, testées sur des cas concrets.
Module 3 — Réunions, comptes rendus et synthèses
1 h 15Préparer une réunion : ordre du jour, objectif, points à trancher, questions à poser
Des notes brutes au compte rendu : décisions, responsables, échéances, points ouverts
Synthétiser un document long selon le lecteur : direction, équipe, client
Contrôler la fidélité : rien d'ajouté, rien d'oublié, chiffres vérifiés
- Méthodes
- Démonstration sur un cas complet, puis exercices individuels chronométrés.
- Outils
- ChatGPT ou outil autorisé ; notes de réunion et document de dix pages fictifs fournis.
- Activité
- Exercices 3 et 4 — préparer une réunion et en rédiger le compte rendu, puis synthétiser un document pour deux lecteurs.
- Résultat attendu
- Le participant produit un compte rendu et une synthèse fidèles, vérifiés ligne à ligne.
Module 4 — Recherche, analyse, organisation et brainstorming
1 h 15Recherche : ce que ChatGPT sait, ce qu'il trouve en ligne quand la fonction est disponible, ce qu'il faut toujours vérifier à la source
Première analyse d'un tableau ou d'un document : tendances, écarts, questions à creuser, calculs recontrôlés
Organiser sa semaine : trier des priorités, découper un projet en étapes, établir une liste d'actions
Brainstorming structuré : générer, regrouper, puis choisir avec ses propres critères
- Méthodes
- Démonstration, exercices en binôme, mise en commun des vérifications.
- Outils
- ChatGPT ou outil autorisé ; moteur de recherche ; tableau de données fictif fourni.
- Activité
- Exercices 5 et 6 — préparer un point sur un fournisseur, puis mener un brainstorming jusqu'au plan d'action.
- Résultat attendu
- Une note vérifiée et un plan d'action daté, produits en moins d'une heure.
Module 5 — Documents et tâches répétitives : de la demande à la routine
45 minReconnaître une tâche répétitive : même type d'entrée, même transformation, même sortie
La demande type à trous : ce qui change à chaque fois, ce qui reste fixe
Documents récurrents : rapports hebdomadaires, notes de suivi, fiches, trames à compléter
Ranger ses demandes types pour les retrouver en quelques secondes
- Méthodes
- Apport court, production individuelle, test sur deux cas.
- Outils
- ChatGPT ou outil autorisé ; document personnel de demandes types.
- Activité
- Exercice 7 — transformer une tâche répétitive en demande type à trous.
- Résultat attendu
- Une première demande type testée, rangée dans son recueil personnel.
Module 6 — Atelier final : dix tâches, trois workflows
1 h 45Inventorier dix tâches récurrentes : fréquence, durée, potentiel, risque
Choisir trois tâches selon le temps en jeu et la facilité de vérification
Écrire chaque workflow : entrée, demandes, vérification, sortie, rangement
Estimer le temps avant et après, relecture comprise, et prévoir une mesure sur deux semaines
- Méthodes
- Production accompagnée individuelle, présentation au groupe et feedback du formateur.
- Outils
- ChatGPT ou outil autorisé ; grille d'inventaire et modèle de fiche workflow fournis.
- Activité
- Atelier final — identifier dix tâches récurrentes et en transformer trois en workflows assistés par IA.
- Résultat attendu
- Trois workflows personnels testés et un plan de mesure du temps gagné.
Vous ne savez pas si cette formation correspond à votre niveau ? Le diagnostic le dit en trois minutes.
Diagnostiquer mon niveauObjectifs pédagogiques
- 01
Identifier dans sa semaine les tâches où ChatGPT peut réduire le temps passé et celles où il ne le peut pas
- 02
Rédiger, répondre à et réécrire des courriels professionnels à partir de quelques éléments clés
- 03
Produire un compte rendu ou une synthèse fidèle à partir de notes ou de documents
- 04
Préparer une réunion : ordre du jour, points à trancher, questions à poser
- 05
Utiliser ChatGPT pour une recherche ou une première analyse, en vérifiant les informations obtenues
- 06
Organiser ses priorités et mener un brainstorming structuré jusqu'à un choix argumenté
- 07
Construire des workflows personnels assistés par IA pour trois tâches récurrentes, point de vérification compris
- 08
Estimer le temps réellement en jeu sur une tâche, avant et après l'usage de l'IA, relecture comprise
Compétences acquises
À l'issue de la formation, vous serez capable de…
Obtenir en une ou deux demandes un courriel prêt à relire, dans le ton de votre entreprise
Transformer des notes de réunion en compte rendu avec décisions, responsables et échéances
Résumer un document long en retenant ce qui compte pour votre lecteur
Réécrire un texte pour un autre public, un autre format ou une autre longueur
Préparer vos réunions et vos priorités de la semaine avec ChatGPT
Réutiliser vos demandes types au lieu de repartir de zéro
Dire, pour une tâche donnée, si l'IA vous fait gagner du temps et combien, estimation à l'appui
Exercices & cas pratiques
7 exercices tirés de situations professionnelles réelles, puis un cas final. Chaque production est commentée par le formateur.
01Ma fiche contexte20 min
- Contexte
- Chaque participant décrit son propre poste : fonction, interlocuteurs habituels, ton attendu, formats de documents les plus fréquents.
- Consigne
- Rédiger une fiche contexte de dix lignes au plus, la placer en tête d'une demande de courriel simple, puis comparer avec la même demande sans fiche.
- Production attendue
- La fiche contexte et les deux courriels obtenus.
- Critère de réussite
- Le courriel obtenu avec la fiche demande moins de corrections de ton et de forme que celui obtenu sans.
02La boîte de réception35 min
- Contexte
- Six courriels reçus, fictifs : demande de devis, réclamation client, invitation à une réunion, relance d'un fournisseur, question d'un collègue, annonce d'un retard de livraison.
- Consigne
- Pour chacun, obtenir une réponse prête à relire ; réécrire l'une d'elles pour un autre destinataire ; noter pour chaque courriel le temps passé et le nombre de corrections.
- Production attendue
- Six réponses relues, une réécriture et les demandes types utilisées.
- Critère de réussite
- Chaque réponse est envoyable après relecture, sans engagement (délai, prix, geste commercial) ni information que l'expéditeur n'a pas fournis.
03Avant et après la réunion35 min
- Contexte
- Réunion fictive de lancement d'un déménagement de bureaux : le courriel d'invitation, puis une page de notes brutes prises pendant la séance.
- Consigne
- Préparer l'ordre du jour et les points à trancher, puis transformer les notes en compte rendu et en tableau des actions ; vérifier ligne à ligne la fidélité aux notes.
- Production attendue
- Un ordre du jour, un compte rendu d'une page et un tableau des actions (quoi, qui, quand).
- Critère de réussite
- Toutes les décisions et actions des notes sont reprises, aucune n'est ajoutée, et chaque action porte un responsable et une échéance ou la mention « à définir ».
04Une synthèse, deux lecteurs20 min
- Contexte
- Un rapport interne fictif de dix pages sur la réorganisation de l'accueil clients.
- Consigne
- Produire une synthèse de dix lignes pour la direction et une autre pour l'équipe d'accueil, puis vérifier que chaque affirmation se retrouve dans le rapport.
- Production attendue
- Les deux synthèses, avec pour chacune le renvoi à la page du rapport qui justifie chaque point.
- Critère de réussite
- Chaque point des synthèses renvoie à un passage du rapport, et les deux versions diffèrent réellement selon le lecteur.
05Préparer un point fournisseur30 min
- Contexte
- Un responsable doit préparer en une heure un point sur un fournisseur : une page de présentation publique du fournisseur et un tableau fictif des commandes des douze derniers mois.
- Consigne
- Obtenir une présentation synthétique du fournisseur et une première lecture du tableau (tendances, écarts, questions à poser) ; vérifier deux informations à la source et recalculer deux chiffres.
- Production attendue
- Une note d'une demi-page où les informations vérifiées et non vérifiées sont distinguées.
- Critère de réussite
- Chaque chiffre repris dans la note a été recalculé ou vérifié, et les affirmations non vérifiées sont signalées comme telles.
06Du brainstorming au plan d'action20 min
- Contexte
- Une équipe de six personnes doit améliorer l'accueil de ses nouveaux collaborateurs avant l'arrivée de trois recrues le mois prochain.
- Consigne
- Générer une vingtaine d'idées, les faire regrouper par thème, en retenir trois avec ses propres critères (coût, délai, effort), puis obtenir un plan d'action daté.
- Production attendue
- La liste regroupée, les trois idées retenues avec leurs critères et un plan d'action daté.
- Critère de réussite
- Le choix des trois idées est justifié par des critères écrits par le participant, et le plan tient dans le délai donné.
07Ma demande type à trous25 min
- Contexte
- Une tâche répétitive apportée par le participant ou fournie : réponse à une demande d'information récurrente, point hebdomadaire d'activité, note de suivi client.
- Consigne
- Rédiger une demande type avec ses parties fixes et ses champs à compléter, la tester sur deux cas différents, puis la ranger dans son recueil de demandes.
- Production attendue
- Une demande type testée sur deux cas.
- Critère de réussite
- Les deux résultats sont utilisables après relecture sans modifier la partie fixe de la demande.
FINALDix tâches, trois workflows1 h 30
- Contexte
- La semaine de travail réelle de chaque participant : ses tâches récurrentes, leur fréquence et le temps qu'elles prennent aujourd'hui.
- Consigne
- Lister dix tâches récurrentes avec leur fréquence et leur durée, les classer selon le temps en jeu et la facilité de vérification, puis en choisir trois. Pour chacune, écrire le workflow (entrée, demandes types, vérification, sortie), le tester sur un cas réel anonymisé ou fictif et estimer le temps avant et après, relecture comprise. Présentation de cinq minutes au groupe.
- Production attendue
- Un inventaire de dix tâches et trois fiches workflow testées, avec l'estimation du temps en jeu et un plan de mesure sur deux semaines.
- Critère de réussite
- Les trois workflows ont été testés, chacun comporte un point de vérification explicite, et l'estimation de temps inclut la relecture.
Méthodes pédagogiques
Une séquence par famille de tâches : démonstration courte, puis exercice sur un cas de bureau concret
Plus de la moitié du temps en pratique, sur des cas fictifs proches des situations des participants puis sur leurs propres tâches
Chaque usage associé à son point de vérification et à une estimation du temps, relecture comprise
Atelier final accompagné individuellement, présenté au groupe et commenté par le formateur
Chaque exercice se fait avec l'outil autorisé dans l'entreprise ; à défaut, avec les versions gratuites de ChatGPT, Claude ou Copilot et des cas fictifs fournis par le formateur.
Vous repartez avec
Votre inventaire de dix tâches récurrentes, classées selon leur potentiel
Trois workflows personnels assistés par IA, testés sur vos tâches
Votre fiche contexte, à placer en tête de vos demandes
Un recueil de demandes types : courriels, réponses, comptes rendus, synthèses, préparation de réunion, réécriture
La grille d'estimation du temps gagné, relecture comprise, pour mesurer sur deux semaines
Outils utilisés
ChatGPT — compte fourni par l'entreprise ou, à défaut, version gratuite ; les méthodes se transposent à Claude, Copilot ou à l'outil autorisé
La messagerie et le traitement de texte habituels, pour relire et finaliser
Un moteur de recherche et les sources d'origine pour vérifier les informations
Un document personnel ou un dossier partagé pour ranger les demandes types
Confidentialité & bonnes pratiques
Ne jamais transférer de données confidentielles dans un outil que l'entreprise n'a pas autorisé.
Anonymiser les données personnelles et sensibles avant tout usage — noms, coordonnées, montants, identifiants.
Respecter la politique interne d'usage de l'IA et les règles de son service.
Vérifier chaque production avant de la diffuser : une réponse fluide n'est pas une réponse juste.
Garder une validation humaine sur toute décision, tout envoi et tout document engageant.
Ne jamais coller dans ChatGPT un courriel, un compte rendu ou un document contenant des données clients ou personnelles sans anonymisation, ni dans un compte non autorisé par l'entreprise.
Relire chaque courriel produit avant envoi : aucun engagement (délai, prix, geste commercial) ne doit y figurer sans décision de son auteur.
Évaluation & attestation
- Avant la formation
- Questionnaire d'auto-positionnement : usage actuel de ChatGPT, tâches les plus chronophages, temps estimé passé sur les courriels, les réunions et les documents. Chaque participant repère deux ou trois tâches à apporter.
- Pendant
- Exercices corrigés en binôme et par le formateur, relevé du temps passé et du nombre de corrections sur chaque exercice, quiz de six questions sur la vérification et la confidentialité.
- En fin de formation
- Présentation des trois workflows, évalués sur quatre critères : tâche récurrente bien choisie, demandes testées, point de vérification explicite, estimation de temps réaliste. Auto-positionnement de sortie.
- Attestation
- Attestation de formation remise à l'issue du parcours.
Questions fréquentes
Gagnera-t-on vraiment 5 heures par semaine ?
C'est un potentiel, pas une promesse. Le temps gagné dépend de la part de rédaction, de synthèse et de tâches répétitives dans votre poste, et du temps de relecture qu'elles demandent. La journée vous apprend à l'estimer sur vos propres tâches, puis à le mesurer.
Faut-il déjà utiliser ChatGPT ?
Non. La formation démarre par la prise en main. Les utilisateurs occasionnels y trouvent surtout des demandes types et des routines.
Notre entreprise utilise Claude ou Copilot : la formation est-elle adaptée ?
Oui. Les exercices sont conçus pour ChatGPT, mais les méthodes se transposent aux autres assistants. En intra-entreprise, la journée se déroule directement sur l'outil déployé chez vous.
Faut-il un compte payant ?
Non, la version gratuite suffit pour les exercices. Certaines fonctions — instructions personnalisées, analyse de fichiers, recherche en ligne — varient selon les offres et les licences dont dispose l'entreprise ; le formateur les présente comme des options.
Peut-on travailler sur nos vrais courriels et documents ?
Oui, après anonymisation et si votre politique interne l'autorise. Sinon, le formateur fournit des cas fictifs proches de votre activité.
Quelle différence avec la formation aux fondamentaux de l'IA générative ?
Les fondamentaux donnent les bases communes : fonctionnement, limites, confidentialité. Cette journée est centrée sur la productivité individuelle : les tâches de votre semaine, une par une, et le temps qu'elles prennent.