Créer des assistants IA internes sans coder
Concevoir, tester et mettre en service un assistant IA qui répond aux questions de vos équipes à partir de vos propres documents, sans une ligne de code.
Pour qui
Salariés, managers et responsables de service — RH, commercial, support, qualité, formation — qui veulent mettre à disposition de leurs équipes un assistant IA spécialisé, sans développement informatique.
Durée
14 h
Format
Présentiel · Distanciel · Hybride
Niveau
Intermédiaire
Résultat visé
Votre assistant interne, configuré et testé dans l'outil autorisé par l'entreprise
À propos de cette formation
Deux jours pour concevoir, tester et mettre en service un assistant IA spécialisé sur un besoin réel de l'entreprise : répondre aux questions RH, appuyer les commerciaux, guider le support, expliquer une procédure ou accueillir un nouvel arrivant. Sans coder, avec l'outil autorisé chez vous : GPT personnalisés, projets Claude, Gems Gemini ou agents Copilot.
Dans beaucoup de services, les mêmes questions reviennent sans cesse vers les mêmes personnes, alors que les réponses existent dans des documents que personne ne retrouve. L'assistant créé en un après-midi pour y remédier déçoit souvent : il répond avec assurance quand il ne sait pas, accepte des demandes hors sujet, et six mois plus tard cite une procédure qui a changé, faute de responsable.
La formation traite l'assistant comme un petit produit interne : une mission, des utilisateurs, des instructions, des connaissances, des règles, des tests et un plan de maintenance. Le premier jour sert à le concevoir — cadrage, instructions, préparation des documents ; le second à l'éprouver et à le mettre en service — garde-fous, jeu de tests, notice, maintenance. L'assistant répond, il n'agit pas : il n'envoie rien, ne modifie aucun fichier et ne décide de rien. Chaque participant repart avec un assistant fonctionnel, testé et documenté.
Le problème traité
Trois bénéfices clés
Un assistant spécialisé qui répond aux questions récurrentes de votre service à partir de vos documents de référence, en citant ses sources.
Une méthode de conception reproductible — cadrage, instructions, connaissances, garde-fous, tests — applicable à d'autres assistants et à tout outil.
Des assistants fiables dans la durée : périmètre clair, refus maîtrisés, responsable désigné et mises à jour planifiées.
Quand cette formation est pertinente
Un service reçoit chaque semaine les mêmes questions — congés, notes de frais, procédures, caractéristiques produit — et veut que ses experts n'y répondent plus un par un.
L'entreprise a ouvert un outil permettant de créer des assistants (GPT personnalisés, projets Claude, Gems, agents Copilot) et veut que les équipes les construisent avec méthode.
Des assistants existent déjà, créés chacun de son côté, sans tests ni responsable, et leurs réponses sont inégales.
Les problématiques auxquelles elle répond
« Je réponds toute la semaine aux mêmes questions sur nos procédures. »
« Nous avons créé un GPT, mais il invente quand la réponse n'est pas dans nos documents. »
« Je ne sais pas quels documents lui donner, ni sous quelle forme. »
« Personne ne sait qui met à jour l'assistant quand une procédure change. »
« J'ai peur qu'un collègue lui fasse dire n'importe quoi ou qu'il dévoile un document interne. »
Prérequis
Utiliser déjà régulièrement un outil d'IA générative (niveau de la formation « IA générative : les fondamentaux professionnels » ou équivalent). Aucune compétence en programmation. Disposer d'un outil permettant de créer un assistant personnalisé — GPT personnalisés, projets Claude, Gems Gemini ou agents Copilot — selon les licences dont dispose l'entreprise ; le formateur vérifie ce point avec vous avant la session. Venir avec un besoin récurrent de son service et, si la politique interne le permet, trois à dix documents de référence sans données personnelles (procédures, FAQ, fiches produit).
Programme détaillé
Jour 1
Module 1 — Assistant, conversation, agent : ce que l'on construit
1 h 15Conversation libre, assistant spécialisé, agent : ce qui les distingue, et pourquoi un assistant répond sans agir
L'anatomie d'un assistant : instructions, connaissances, règles, accès des utilisateurs
GPT personnalisés, projets Claude, Gems Gemini, agents Copilot : ce qui change d'un outil à l'autre — fichiers, partage, droits, historique
Les bons candidats : questions fréquentes, réponses stables, source de vérité identifiable — et les mauvais
Cinq familles de cas : commercial, RH, support, procédures, formation
- Méthodes
- Démonstration d'un assistant construit en direct, puis analyse collective d'assistants réussis et défaillants.
- Outils
- Outil de création d'assistants autorisé dans l'entreprise ; trois assistants de démonstration préparés par le formateur.
- Activité
- Exercice 1 — autopsie de trois assistants : ce qui marche, ce qui échoue, pourquoi.
- Résultat attendu
- Le participant sait dire si un besoin relève d'une simple demande, d'un assistant ou d'un agent, et nomme les composants à construire.
Module 2 — Cadrer l'assistant : mission, utilisateurs, périmètre
1 h 30La mission en une phrase : qui l'assistant aide, à faire quoi
Les utilisateurs : niveau, vocabulaire, moment d'usage, attentes
Recenser les questions réelles les plus fréquentes, et celles qu'il ne doit pas traiter
Refus et escalade : vers qui renvoyer quand l'assistant ne sait pas ou ne doit pas répondre
Fixer les critères de réussite avant de construire
- Méthodes
- Apport court, puis atelier individuel de cadrage avec relecture en binôme.
- Outils
- Gabarit de fiche de cadrage fourni.
- Activité
- Exercice 2 — rédiger la fiche de cadrage de son assistant.
- Résultat attendu
- Une fiche de cadrage d'une page, relue par un pair : mission, utilisateurs, questions, refus, escalade, critères de réussite.
Module 3 — Rédiger les instructions de l'assistant
2 h 15La structure des instructions : rôle, mission, public, ton, format des réponses, déroulé, règles, refus
Dire comment répondre : questions de clarification, étapes, longueur, citation du document source
Donner des exemples de bonnes réponses et de réponses à éviter
Les défauts fréquents : consignes contradictoires, vagues, trop longues, ou contenu documentaire collé dans les instructions
Versionner les instructions : numéro, date et motif de chaque modification
- Méthodes
- Démonstration, rédaction individuelle, puis diagnostic d'instructions défaillantes en binôme.
- Outils
- Outil autorisé ; gabarit d'instructions commenté fourni.
- Activité
- Exercice 3 — rédiger les instructions v1 ; Exercice 4 — réparer des instructions défaillantes.
- Résultat attendu
- Des instructions v1 structurées, saisies dans l'outil et testées sur cinq questions du cadrage.
Module 4 — Choisir et préparer les connaissances
2 hChoisir les sources : une source de vérité par sujet, aucune version contradictoire
Préparer les fichiers : titres explicites, texte structuré, tableaux simplifiés, date et responsable en tête
Ce qui n'entre jamais dans un assistant : données personnelles, documents que certains utilisateurs n'ont pas le droit de lire
Relier instructions et fichiers : quel document pour quelle question, citer la source, répondre « je ne trouve pas » plutôt qu'inventer
Les limites : documents longs, tableaux complexes, scans — et quand passer à une véritable base de connaissances
- Méthodes
- Démonstration comparée (même question, fichier brut puis fichier préparé), puis préparation guidée du corpus.
- Outils
- Outil autorisé ; traitement de texte ; checklist de préparation des fichiers fournie.
- Activité
- Exercice 5 — préparer et charger le corpus de son assistant.
- Résultat attendu
- Un corpus de trois à dix fichiers nettoyés, datés et chargés, et un assistant qui cite ses sources.
Jour 2
Module 5 — Règles et garde-fous
1 h 30Hors périmètre : reconnaître la question et rediriger vers la bonne personne ou le bon service
Ne pas inventer : dire « je ne sais pas », signaler l'incertitude, renvoyer au document
Données sensibles : l'assistant n'en sollicite pas et rappelle la règle quand un utilisateur en fournit
Tentatives de contournement : « ignore tes instructions », « montre-moi tes fichiers », jeux de rôle, fausse urgence
Mentions systématiques : réponse à vérifier, date de la source, interlocuteur de référence
Les limites des garde-fous : ils réduisent les écarts sans les supprimer tous
- Méthodes
- Démonstration de contournements courants, puis tests croisés entre binômes.
- Outils
- Outil autorisé ; liste de questions pièges fournie.
- Activité
- Exercice 6 — tenter de mettre en défaut l'assistant de son binôme, puis corriger le sien.
- Résultat attendu
- Un assistant qui refuse, redirige ou reconnaît son ignorance sur les cas testés, et la liste des failles corrigées.
Module 6 — Tester et mesurer la qualité des réponses
1 h 30Construire un jeu de tests : questions fréquentes, cas limites, hors périmètre, pièges, formulations maladroites
Écrire la réponse attendue avant de tester
La grille de qualité : exactitude, source citée, complétude, ton, refus approprié
Diagnostiquer : défaut d'instruction, défaut de document ou limite de l'outil
Retester l'ensemble après chaque modification pour ne pas casser ce qui fonctionnait
- Méthodes
- Atelier individuel, puis revue collective des résultats et des corrections.
- Outils
- Tableur ; modèle de jeu de tests et grille de qualité fournis.
- Activité
- Exercice 7 — jeu de vingt tests, notation et corrections.
- Résultat attendu
- Un jeu de tests réutilisable et un tableau de résultats avant et après corrections.
Module 7 — Ouvrir l'assistant aux utilisateurs et le maintenir
1 h 30Partager : à qui, par quel lien ou espace d'équipe, avec quels droits de modification
La notice d'une page : ce que fait l'assistant, ce qu'il ne fait pas, comment le questionner, qui contacter
Démarrer avec quelques utilisateurs pilotes et recueillir les questions mal traitées
La maintenance : responsable désigné, revue périodique des sources, journal des versions
Quand faire évoluer, scinder ou retirer un assistant
- Méthodes
- Étude de cas collective (un assistant abandonné au bout de quelques mois), puis production individuelle.
- Outils
- Gabarits de notice utilisateur et de plan de maintenance fournis.
- Activité
- Exercice 8 — rédiger la notice et le plan de maintenance de son assistant.
- Résultat attendu
- Une notice prête à diffuser et un plan de maintenance avec responsable et fréquence de revue.
Module 8 — Projet final : un assistant interne prêt à servir
2 h 30Finaliser instructions, fichiers et garde-fous à partir des résultats de tests
Passer le jeu de tests complet et consigner les résultats
Faire utiliser l'assistant par un participant qui ne le connaît pas
Présenter au groupe la mission, une démonstration, les limites et le plan de maintenance
- Méthodes
- Production accompagnée individuelle ou en binôme, démonstration en direct et feedback du formateur.
- Outils
- Outil autorisé ; ensemble des gabarits de la formation.
- Activité
- Projet final — créer un assistant interne fonctionnel, testé et documenté.
- Résultat attendu
- Un assistant interne fonctionnel, testé et documenté, prêt à être ouvert à ses premiers utilisateurs.
Vous ne savez pas si cette formation correspond à votre niveau ? Le diagnostic le dit en trois minutes.
Diagnostiquer mon niveauObjectifs pédagogiques
- 01
Distinguer un assistant spécialisé d'une conversation libre et d'un agent qui agit sur des outils
- 02
Cadrer un assistant : mission, utilisateurs, questions traitées, refus, escalade et critères de réussite
- 03
Rédiger des instructions structurées : rôle, mission, ton, format de réponse, règles et refus
- 04
Sélectionner et préparer les documents de connaissances de l'assistant
- 05
Concevoir des garde-fous contre les réponses inventées, les demandes hors périmètre et les tentatives de contournement
- 06
Construire un jeu de tests et évaluer les réponses de l'assistant avec une grille de qualité
- 07
Déployer l'assistant auprès de ses utilisateurs avec une notice et des droits d'accès maîtrisés
- 08
Planifier la maintenance : responsable, revue des sources, retours utilisateurs, journal des versions
Compétences acquises
À l'issue de la formation, vous serez capable de…
Transformer un besoin récurrent de votre service en fiche de cadrage d'assistant
Écrire et versionner les instructions d'un assistant dans l'outil autorisé par votre entreprise
Nettoyer, structurer et dater des documents pour qu'un assistant les exploite correctement
Faire répondre « je ne sais pas » ou rediriger vers le bon interlocuteur quand une question sort du périmètre
Mettre un assistant à l'épreuve avec des questions pièges, puis corriger ses défauts
Rédiger la notice d'utilisation d'une page destinée à vos collègues
Tenir un assistant à jour dans la durée, et le retirer quand il n'est plus fiable
Exercices & cas pratiques
8 exercices tirés de situations professionnelles réelles, puis un projet final. Chaque production est commentée par le formateur.
01Autopsie de trois assistants30 min
- Contexte
- Trois assistants internes fictifs préparés par le formateur : un assistant RH sur les congés qui répond correctement, un assistant commercial qui invente des caractéristiques produit, un assistant « procédures » qui accepte d'écrire un poème ou de donner un avis juridique.
- Consigne
- Poser à chacun la même série de huit questions, noter les réponses, puis rattacher chaque défaut à sa cause probable : instructions, connaissances ou absence de garde-fou.
- Production attendue
- Un tableau d'analyse : assistant, défauts observés, cause probable, correction proposée.
- Critère de réussite
- Au moins un défaut relevé pour chaque assistant défaillant, et chaque défaut rattaché à une cause et à une correction plausible.
02La fiche de cadrage45 min
- Contexte
- Le besoin apporté par le participant, ou un cas fourni : le service RH d'une PME de 150 salariés reçoit sans cesse les mêmes questions sur les congés, le télétravail et les notes de frais.
- Consigne
- Rédiger la mission en une phrase, décrire les utilisateurs, recenser au moins quinze questions réelles, lister ce que l'assistant doit refuser et vers qui il renvoie, fixer trois critères de réussite. Relecture croisée en binôme.
- Production attendue
- Une fiche de cadrage d'une page.
- Critère de réussite
- Le binôme qui lit la fiche sait dire, pour cinq questions tirées au hasard, si l'assistant doit y répondre, refuser ou rediriger.
03Instructions v11 h
- Contexte
- La fiche de cadrage produite à l'exercice 2.
- Consigne
- Rédiger les instructions avec le gabarit (rôle, mission, public, ton, format, déroulé, règles, refus, escalade), les saisir dans l'outil, puis les tester sur cinq questions du cadrage dont une hors périmètre.
- Production attendue
- Les instructions v1 datées et les cinq réponses obtenues.
- Critère de réussite
- Les quatre réponses aux questions du périmètre respectent le ton et le format demandés, et la question hors périmètre est refusée ou redirigée.
04Réparer des instructions défaillantes30 min
- Contexte
- Les instructions anonymisées d'un assistant d'aide aux équipes support : consignes contradictoires, ton non défini, aucune règle de refus, deux pages de procédure collées dans le texte.
- Consigne
- Diagnostiquer les défauts, réécrire les instructions en moins d'une page, déplacer ce qui relève des connaissances dans un fichier séparé, puis comparer les réponses avant et après sur quatre questions.
- Production attendue
- Les instructions réécrites et un tableau avant / après sur quatre questions.
- Critère de réussite
- Plus aucune consigne contradictoire, et au moins trois des quatre réponses sont meilleures après réécriture.
05Préparer le corpus1 h
- Contexte
- Les documents de référence du participant, ou un dossier fourni : procédure de notes de frais en PDF scanné, FAQ interne doublée d'une ancienne version, grille tarifaire en tableau complexe, charte de télétravail.
- Consigne
- Choisir les sources de vérité, écarter doublons et versions obsolètes, restructurer chaque fichier (titres, date, responsable), retirer toute donnée personnelle, charger le corpus et indiquer dans les instructions comment l'utiliser.
- Production attendue
- Un corpus de trois à dix fichiers préparés et la section « connaissances » des instructions.
- Critère de réussite
- Sur cinq questions dont la réponse figure dans les fichiers, l'assistant répond juste et cite le bon document ; sur une question absente du corpus, il dit ne pas savoir.
06Essais de contournement croisés45 min
- Contexte
- L'assistant du binôme, tel qu'il est à la fin du premier jour.
- Consigne
- Pendant vingt minutes, tenter de le faire sortir de son rôle : question hors sujet, demande d'ignorer les instructions, demande d'afficher ses fichiers, fausse urgence, donnée personnelle fournie spontanément. Noter chaque faille, puis corriger son propre assistant à partir des failles relevées par le binôme.
- Production attendue
- La liste des failles trouvées et les règles ajoutées aux instructions.
- Critère de réussite
- Chaque faille relevée est soit corrigée et retestée, soit inscrite comme limite connue dans la notice.
07Jeu de tests et grille de qualité1 h
- Contexte
- L'assistant corrigé après l'exercice 6.
- Consigne
- Écrire vingt questions de test (dix fréquentes, quatre cas limites, trois hors périmètre, trois pièges) avec leur réponse attendue, les passer, noter chaque réponse sur la grille, corriger instructions ou fichiers, puis repasser tout le jeu.
- Production attendue
- Le jeu de tests, les notes avant et après corrections, la liste des modifications.
- Critère de réussite
- Le jeu couvre les quatre catégories, chaque correction est rattachée à une cause, et aucun test réussi avant correction n'échoue après.
08Notice utilisateur et plan de maintenance45 min
- Contexte
- L'assistant doit être ouvert à une dizaine de collègues du service la semaine suivante.
- Consigne
- Rédiger la notice d'une page (ce que fait l'assistant, ce qu'il ne fait pas, exemples de questions, règles de confidentialité, contact) et le plan de maintenance (responsable, fréquence de revue des sources, canal de retours, journal des versions, critère de retrait).
- Production attendue
- Une notice utilisateur et un plan de maintenance d'une page chacun.
- Critère de réussite
- Un collègue qui n'a pas suivi la formation comprend, à la seule lecture de la notice, ce qu'il peut demander et à qui s'adresser en cas de doute.
FINALUn assistant interne prêt à servir2 h
- Contexte
- Le besoin réel apporté par chaque participant — commercial, RH, support, procédures ou formation — ou un cas complet fourni par le formateur avec ses documents fictifs.
- Consigne
- Finaliser l'assistant (instructions, corpus, garde-fous), passer le jeu de tests complet, le faire utiliser pendant dix minutes par un participant qui ne le connaît pas, puis le présenter au groupe en cinq minutes : mission, démonstration, limites, plan de maintenance.
- Production attendue
- L'assistant configuré dans l'outil autorisé, avec ses instructions versionnées, son corpus, les résultats de tests, la notice et le plan de maintenance.
- Critère de réussite
- Au moins seize tests sur vingt réussis selon la grille, aucune réponse inventée sur les questions hors corpus, et le testeur extérieur obtient des réponses utiles sans aide.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations en direct : un même assistant construit, mis en défaut puis corrigé devant le groupe
Plus de la moitié du temps en pratique : chaque participant construit son propre assistant, du cadrage à la mise en service
Tests croisés en binôme : chacun cherche les failles de l'assistant de l'autre
Production accompagnée du projet final, démonstration au groupe et feedback du formateur
Chaque exercice se fait avec l'outil autorisé dans l'entreprise ; à défaut, avec les versions gratuites de ChatGPT, Claude ou Copilot et des cas fictifs fournis par le formateur.
Vous repartez avec
Votre assistant interne, configuré et testé dans l'outil autorisé par l'entreprise
La fiche de cadrage : mission, utilisateurs, questions, refus, escalade, critères de réussite
Le gabarit d'instructions commenté, réutilisable pour d'autres assistants
La checklist de préparation des documents de connaissances
Le jeu de tests et la grille de qualité des réponses
La notice utilisateur d'une page et le plan de maintenance
Outils utilisés
Une méthode de conception indépendante de l'outil : cadrage, instructions, connaissances, garde-fous, tests, maintenance
GPT personnalisés, projets Claude, Gems Gemini, agents Copilot — selon l'outil autorisé dans l'entreprise
Word, Google Docs ou un éditeur de texte pour préparer les documents de connaissances
Un tableur pour le jeu de tests et la grille de qualité
Confidentialité & bonnes pratiques
Ne jamais transférer de données confidentielles dans un outil que l'entreprise n'a pas autorisé.
Anonymiser les données personnelles et sensibles avant tout usage — noms, coordonnées, montants, identifiants.
Respecter la politique interne d'usage de l'IA et les règles de son service.
Vérifier chaque production avant de la diffuser : une réponse fluide n'est pas une réponse juste.
Garder une validation humaine sur toute décision, tout envoi et tout document engageant.
Ne placer dans les connaissances d'un assistant que des documents que tous ses utilisateurs ont le droit de lire : un utilisateur peut en faire citer le contenu.
N'inclure aucune donnée personnelle de salariés, de clients ou de candidats dans les fichiers de l'assistant, et vérifier les règles de partage de l'outil avant d'en ouvrir l'accès.
Désigner pour chaque assistant un responsable chargé de ses mises à jour et, le moment venu, de son retrait.
Évaluation & attestation
- Avant la formation
- Questionnaire d'auto-positionnement (outils utilisés, assistants déjà créés, niveau de confiance) et recensement du besoin de chaque participant ; vérification en amont de l'outil disponible pour créer un assistant.
- Pendant
- Exercices corrigés, feedback du formateur sur les instructions et les fichiers préparés, tests croisés entre binômes, quiz en fin de premier jour sur les composants d'un assistant et la préparation des connaissances.
- En fin de formation
- Démonstration de l'assistant final, testé en direct par un autre participant, évaluée sur grille : périmètre clair, instructions structurées, sources propres, garde-fous efficaces, jeu de tests passé, notice et plan de maintenance. Auto-positionnement de sortie comparé à celui d'entrée.
- Attestation
- Attestation de formation remise à l'issue du parcours.
Questions fréquentes
Faut-il savoir coder ?
Non. Tous les outils utilisés se configurent par des instructions rédigées en français et des fichiers déposés. Il faut en revanche déjà utiliser régulièrement une IA générative.
Avec quel outil crée-t-on l'assistant ?
Avec celui que votre entreprise autorise : GPT personnalisés, projets Claude, Gems Gemini, agents Copilot ou équivalent. La méthode ne dépend d'aucun outil ; le formateur signale ce qui change de l'un à l'autre, notamment le partage et la gestion des fichiers.
Faut-il un abonnement payant ?
La création et surtout le partage d'assistants ne sont pas proposés dans toutes les offres : cela dépend des licences dont dispose l'entreprise. Le formateur vérifie avec vous l'outil disponible avant la session.
Peut-on créer l'assistant à partir de nos propres documents ?
Oui, si votre politique interne l'autorise et si les documents ne contiennent pas de données personnelles. Sinon, le formateur fournit un corpus fictif proche de votre activité.
Quelle différence avec un agent IA ?
Un assistant répond à partir de ses instructions et de ses connaissances ; il n'envoie rien, ne modifie aucun système et ne déclenche aucune action. Confier des actions à l'IA fait l'objet de la formation « Créer des agents IA pour automatiser son entreprise ».
La formation peut-elle être organisée en intra-entreprise ?
Oui. En intra, chaque participant construit un assistant sur un besoin réel de son service, avec l'outil déployé chez vous, et les tests croisés se font entre collègues qui connaissent le métier.